2015-07-04
919
· “ Бумажный ” документ, представляет собой объект непосредственно не погруженный в информационную систему, но о котором в информационной системе имеется та или иная информация. Разновидностью данного типа документа может быть фотографическая копия документа, микрофиша, изображение, видеозапись, и пр.
(Микрофи́ша, микрофише́, микрока́рта (от микро- и фр. ficher- вбивать, втискивать) – документ в виде микроформы на прозрачной форматной плёнке (реже на непрозрачной основе) с последовательным расположением кадров в несколько рядов. На одной микрофише размером 6×12 или 7.5×12 см помещается от 30 до 130 страниц книжного текста. Для чтения используются специальные (обычно называемые читальными) проекционные аппараты, создающие на встроенном экране увеличенное в 5-20 раз изображение одной или пары страниц. Микрофиши также можно читать с помощью фотоувеличителя, диапроектора или сильной лупы.)
· Электронный образ документа – копия документа (результат сканирования), хранящаяся в информационной системе. Образ документа, помимо собственно изображения документа, представляющего собой файл в том или ином формате, может содержать некоторый набор свойств его идентифицирующих (название, категорию, дату создания, и пр.) При этом данная информация храниться не непосредственно в файле образа документа, а в некоторой внешней по отношению к нему базе данных.
· Электронный документ – в отличие от образа документа, электронный документ, также представляющий собой файл, внутри себя содержит содержательную информацию, которая может быть использована, например, для поиска документа или отнесения его к той или иной группе. Например, это может быть текст или электронная форма Microsoft Word, таблица Excel, сообщение в формате электронной почты Internet. Файлы документов могут быть “сырыми”, то есть не содержащими внутри себя структурных элементов (обычные текстовые документы) или структурированными. Последние внутри себя содержат элементы структуры, позволяющие внешним приложениям получать информацию об отдельных элементах информации (формы Word, электронные таблицы, документы в формате XML). Еще одной разновидностью данной группы документов являются файлы составных документов, например файлы Binder Microsoft Office. (Приложение Microsoft Office Binder позволяет объединить несколько документов Office в единый файл. В подшивку Office Binder можно вставить документы:
- Microsoft Excel;
- Microsoft Word;
- Microsoft PowerPoint.
Будучи объектным приложением OLE, Office Binder включает простую модель объектов, которая позволяет сохранять, извлекать и распечатывать документы подшивки. Для доступа к объектам Office Binder средствами OLE-автоматиза-ции на компьютере надо установить Microsoft Office.)
· Особый тип документов составляют записи баз данных специализированных систем автоматизации групповой работы, таких как документы Lotus Notes или электронные формы Microsoft Exchange. В отличие от обычного электронного документа, данный документ не представлен в виде отдельного файла, но представляет собой некоторую целостную единицу информации, имеющую уникальный идентификатор, средство отображения и модификации. Данный тип документов может быть извлечен из системы и передан, например, посредством электронной почты, в другое подразделение и снова погружен в систему. В силу природы приложений документы данного типа изначально содержат внутреннюю структуру и могут содержать внутри себя другие файлы документов или ссылки на них.
· К последней группе документов относятся отчеты порождаемые в результате работы прикладных АРМ’ов. Это особый тип документов динамически формируемых из различных записей различных баз данных. После просмотра или вывода на печать данный документ перестает существовать как целостный объект в информационной системе. Данный документ “живет” только в пространстве конкретного приложения и не может отчуждаться от него. Например, для передачи в другое подразделение он должен быть преобразован в документ одного из вышеперечисленных типов.
