Роль организации документооборота в управлении предприятием

Документооборот предприятия отображает движение элементов материальных, финансовых, информационных потоков, а также потоков кадров, работ и директив (Директива – управленческое решение в документированной форме: приказа, распоряжения, протокола, резолюции на документе, плана, программы, графика, документированного устного распоряжения.).

В условиях системной организации значение документооборота трудно переоценить. Документооборот для предприятия это:

– организованная память предприятия, которая может быть использована для восстановления истории любого интересующего вопроса с целью извлечения опыта, анализа различных сторон деятельности, установления причинно-следственных связей, репродуцирования знаний и т.п.;

– учет и контроль результатов деятельности;

– информационная технология, обеспечивающая квалифицированное функционирование персонала и подразделений;

– средство для управления предприятием;

– возможность при помощи сети Интернет контролировать бизнес-процессы, где бы вы ни находились;

– поддержка одновременной работы многих пользователей с одним и тем же документом, предотвращение его потери или порчи.;

– сокращение издержек на управление потоками документов;

– быстрое создание новых документов из уже существующих.

– отсутствие необходимости хранения бумажных архивов;

– сокращение времени поиска нужных документов.

Обзор основных систем документооборота: Docs Fusion и Docs Open, CyberDocs, Documentum, LanDocs, Microsoft SharePoint Portal Server, Optima Workflow, "БОСС-Референт", "Дело", "Евфрат".

Типы документооборота

Документооборот может быть двух типов:

- универсальный – автоматизирующий существующие информационные потоки слабоструктурированной информации. Справедливо было бы его называть аморфным или беспорядочным документооборотом;

- операционный – ориентированный на работу с документами, содержащими операционную атрибутику, вместе с которой ведется слабоструктурированная информация.

Направления автоматизации документооборота

Основные направления автоматизации документооборота:

· использование баз данных;

· использование полнотекстного поиска;

· использование регламента пересылки документов.

Для каждого направления имеются свои инструментальные средства: СУБД, архивы и хранилища (в том числе и электронные), почтовые системы, текстовые процессоры, работающие в распределенном режиме.