Использование регламента пересылки документов

В общем случае регламент электронного документооборота определяется целями системы, совокупностью нормативных документов, определяющих взаимоотношения участников системы и их взаимную ответственность в рамках деятельности, для поддержки которой создается система электронного документооборота.

Классификация систем автоматизации документооборота
по уровню сложности решаемых задач

По мнению аналитиков IDC, в настоящее время существуют следующие основные типы СЭД(при этом некоторые из СЭД могут одновременно относиться к нескольким типам, так как обладают соответствующими для них функциями):

• СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-processEDM). Обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управлениезаписями и потоками работ, управление содержимым и др. Хранение и поиск 2D документов воригинальных форматах (изображений,CAD-файлов, электронных таблиц и др.) cвозможностью их группировки в папки.

• КорпоративныеСЭД (enterprise_centricEDM). Системы этого типа обеспечиваюткорпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям)для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовыефункции корпоративных СЭД аналогичныфункциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративныеСЭД не ориентированы на использованиетолько в какой-то конкретной отрасли илина решение узкой задачи. Они внедряются,как общекорпоративные технологии. (Lotus.)

• Системы управления содержимым (contentmanagementsystems). Системы данного типа обеспечивают создание содержимого,доступ и управление содержимым, доставкусодержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующегоповторного использования и компиляции).

Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размераоблегчает процесс обмена информациеймежду приложениями. Управление Web-содержимым требует наличия возможностиуправления объектами разного содержимого, которые могут быть включены в Web-презентацию (например, HTML-страницы иWeb-графику). Кроме того, управлениеWeb-содержимым требует наличия возможности создания презентационных шаблонов, с помощью которых осуществляютсяпрезентация динамического содержимого иего персонализация (основанная на предпочтениях пользователей, их профилях и др.).

• Системы управления информацией (informationmanagementsystems) – порталы. Такие системы обеспечивают агрегированиеинформации, управление информацией и еедоставку через Internet/intranet/extranet. Сих помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается также доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электроннойкоммерции (обычно, через интерфейс ERP-системы).

• Системы управления изображениями/образами (imagingsystems). C их помощьюосуществляется конвертация отсканированной с бумажных носителей информациив электронную форму (обычно, в форматеTIFF). Данная технология лежит в основеперевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовыхфункций стандартной системы обработкиизображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.

• Системы управления потоками работ (work-flowmanagementsystems). Системы данноготипа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) врамках корпоративных структурированныхи неструктурированных бизнес-процессов.

С истемы управления корпоративными электронными записями. Корпоративные записи фиксированы во времени и неизменяемы.Они являются свидетельством бизнес-транзакций, различных прав и обязательств и др. Корпоративные пользователи должны сами определить, какое содержимое необходимо сделатькорпоративной записью (такое решение требует оценки перспективных потребностей их бизнеса). В число корпоративных решений, требующих сохранения содержимого, входят основные бизнес-системы, включая ERP-системы ибухгалтерские системы, почтовые системы (например, MS Exchange), системы управления отчетами и выводом, системы электронной коммерции, программные средства коллективнойработы (системы управления проектами, онлайновой конференц-связи и др.).

С истемы управлениявыводом (outputmanagementsystems –OMS), основным предназначением которыхявляется генерация выходных документов. В некоторых OMS-системах дополнительно реализованы также возможности архивации и долговременного хранения выходных отчетов и документов. В связи с этим, многие из OMS_системклассифицируются GartnerGroup, как интегрированные системы архивации и поиска документов (IDARS – integrateddocumentarchiveandretrievalsystems). Однако главной причинойпопулярности OMS-систем все же является занимаемая ими рыночная ниша – генерация документов и отчетов в информационных системах предприятий и организаций, построенных сиспользованием ERP-систем. По мнению аналитиков GartnerGroup, одним из слабых мест современных ERP-систем является именно плохое управление генерацией выходных документов.

Можно также отметить специальные модули управления электронными документами,встраиваемые в ERP-системы (SAP R/3, Baan идр.). Однако возможности этих модулей достаточно ограничены, так как практически невозможно создать универсальную и полнофункциональную ERP-систему.