double arrow

Информационно-справочная работа с документами


Системы управления базами данных позволяют осуществлять поиск по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа. Например, поиск можно вести:

по конкретному документу: где находится, стадия подготовки, результат исполнения, место хранения
по содержанию: конкретный документ; группа документов
по корреспонденту/автору: конкретный документ; все документы автора; все документы автора по определенному вопросу; все документы автора за указанный период
по региону: стране; области; городу

При поиске документов можно задать параметры массива документов, в котором нужно вести поиск, например:

категория документов (входящие, исходящие, внутренние, исполненные, неисполненные)
вид документа (письмо, приказ, договор и т.п,)
дата поступления или подписания документа или приблизительные хронологические рамки этого события
регион (город, страна, область)
организация (корреспондент/адресат)
содержание (тема)

При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме.
Результатом поиска неисполненного документа является информация о том, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ уже исполнен, на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ.




Существенно расширяют возможности поиска полнотекстовые базы данных по документам учреждения. В этом случае поиск производится по задаваемым ключевым словам, при этом система просматривает не только регистрационные карточки, но и тексты самих документов, полученных по электронной почте, введенных путем сканирования и последующего распознавания бумажного документа, подготовленных с помощью текстового редактора, электронной таблицы и т.п.







Сейчас читают про: