Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.
В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:
§ дата;
§ номер;
§ ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом);
§ заголовок к тексту, изложенный одной фразой.
В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма):
§ фирма;
§ структурное подразделение;
§ должность;
§ фамилия и инициалы;
§ почтовый адрес получателя.
Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие.
Текст чаше всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например: «В связи с тем, что при получении груза 26.01.06 по накладной Ns 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя... была установлена недостача... штук изделий на сумму... (коммерческий акт от 26.01.06 № 247)...». Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например: «На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».
Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма. В письмах используют следующие формы изложения:
§ от первого лица множественного числа («направляем на согласование», «просим рассмотреть»);
§ от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым»);
§ от третьего лица единственного числа («банк не может согласиться», «компания не возражает»).
Правильно составленное деловое письмо отвечает следующим требованиям:
§ достоверность и объективность изложения;
§ полнота информации;
§ краткость изложения (деловое письмо должно занимать не более страницы);
§ отсутствие рассуждений и повествовательности;
§ нейтральность тона изложения, но при этом доброжелательность, отсутствие грубости и иронии, вычурности, ложной вежливости;
§ использование средств логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов.
Существует несколько видов делового письма. Так, не требуют непременного письменного ответа письма, содержащие предупреждение, напоминание, приглашение, подтверждение, отказ, письма сопроводительные, гарантийные, информационные, письма с извещением и распоряжением. Ответ следует обязательно написать на письмо с просьбой, обращением, предложением, запросом, требованием.