Экспертиза ценности документов. Подготовка документов к сдаче в архив

Экспертиза ценности документов проводится в двух случаях: 1. В делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, формировании дел и их подготовке к последующему хранению; 2. В архиве в процессе приема дел на постоянное или временное хранение, при подготовке передачи дел в государственный архив.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов проводит постоянно действующая экспертная комиссия.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации осуществляется отбор документов:

- постоянного и долговременного хранения для передачи в архив;

- временного хранения для дальнейшего хранения в структурных подразделениях;

- временного хранения, сроки которых истекли, для выделения к уничтожению.

Отбор дел на пост. и времен. (св. 10 лет) хранение и выделение к уничтож. материалов с истекш. срок. хранен. проводятся сотрудниками структ. подразделений организации.

Проверка правильности отнесения док-тов к делам с соответствующими сроками хранения и проводится ЭК путем полистного просмотра каждого дела. Соответствие заголовка дела действительному составу и содержанию его док-тов проверяется полистно. Если док-ты постоянного хранения находятся в деле вместе с делами временного хранения, то их отделяют и формируют заново.

На отобранные ЭК к уничтожению док-ты составляются акты, которые подписывают члены ЭК и утверждает руководитель организации. После согласования ЭК организации акт предоставляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения и утверждается руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описи дел постоянного хранения.

После проведения экспертизы ценности док-тов на дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению. Отобранные и подлежащие уничтожению док-ты после утверждения акта сдаются на переработку организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, по приемо-сдаточной накладной,

Дела, не включенные в описи, а также дела, относительно которых к уничтожению у ЭК нет единого мнения, в акты на уничтожение не включаются. В этом случае ЭК в письменной форме запрашивает разъяснение в Государственной архивной службе.

В ведомственный архив организации передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям. Описи дел составляются лицами, ответственными за делопроизводство.

Завершенные дела постоян. и времен. (св. 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структ. подразделениях для справочной работы, а затем передаются в ведомственный архив. Дела времен. (до 10 лет) хранения передачи в ведомственный архив не подлежат, они хранятся в структ. подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Дела в архив передаются по графику, составленному архивом, утвержденному руководителем организации.