Структура отчета

Отчет состоит из разделов, а раздел может содержать элементы управления.

Структура отчетов состоит из пяти разделов:

Заголовок отчета - служит для печати общего заголовка отчета;

Верхний колонтитул - используется для печати подзаголовков, если отчет имеет сложную структуру, а также для размещения колонцифр или для размещения элементов оформления отчетов;

Область данных - служит для размещения элементов управления, связанных с содержимым полей таблиц базы. В эти элементы размещаются данные из таблиц;

Нижний колонтитул - используется в тех же целях, что и верхний. Часто в нем используются встроенные функции Access такие как Now() - текущая дата; Page() - номер текущей страницы; Pages() - общее количество страниц. Для вставки функции необходимо указать знак “=“, для склейки текста используются операторы “&”(оператор конкатенации) и “+”.

Примечания отчета - используется для размещения дополнительной информации

Сортировка и группировка в отчетах

Данные находящиеся в таблицах можно группировать, например, при составлении запросов. Но эту операцию можно выполнять и непосредственно при выводе отчетов. Для этого необходимо:

1. Открыть отчет в режиме конструктора;

2. Выполнить команду Вид-Сортировка и группировка. В столбце Поле/Выражение необходимо указать поле, по которому нужно произвести сортировку, а в столбце Порядок сортировки вводится значение характера сортировки.

3. Установить значение заголовка группы;

4. Создать в зоне заголовка новое поле, задать для него подпись;

5. Указать источник данных для заголовка группы. Это можно сделать в диалоговом окне Свойства, открыв вкладку Данные и отредактировав одноименное свойство. Или использовать список полей.

Данные в отчеты будут разбиты на группы. Каждую группу будет предварять ее заголовок.

Если во время работы в окне Сортировка и группировка значение Заголовок группы установлено как НЕТ, группы создаваться не будут, но данные в отчете будут отсортированы по выбранному полю. Обеспечит группировку можно и тогда, когда отчет строится с помощью мастера отчетов.