Функции документов

Функции документов	Содержание функций
Информационная	Документы являются носителем и источником информации
Правовая	Документы служат юридической основой производственной и управленческой деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели
Управленческая	Документы позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать процессы, происходящие в производственной и непроиз­водственной сферах
Коммуникативная	Документы помогают обеспечивать обмен информацией и общение между различными объектами
Учетная	В документах накапливаются и систематизируются сведения за определенные периоды времени, что позволяет их анализировать и обоб­щать, выявляя тенденции и закономерности в происходящих событиях
Социальная	Документы отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни стран и народов
Культурная	Документы являются памятниками культуры своей эпохи, показывают ее специфику, обычаи, традиции
Историческая	Документы являются источниками знаний о событиях и деятелях различных эпох, подтверждают сведения и историческое прошлое стран и народов

4. Делопроизводство — создание документов, отражающих работу предприятия, учреждения, и организация работы с документами.

В правовом аспекте документом является составленный в установленном порядке акт, удостоверяющий юридический факт или событие, служащий доказательством имеющего значение для дела обстоятельства или предоставляющий (прекращающий) право на что-либо; любой зафиксированный на материальном носителе акт, имеющий юридическую силу.

5. подлинник — первый или единичный экземпляр документа;

копия — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

выписка — копия части документа, оформленная в установленном порядке.

дубликат — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

6. Трудовой договор — это документированное соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

В соответствии со ст. 57 Трудового кодекса РФ в трудовом договоре указываются:

а) фамилия, имя, отчество работника;

б) фамилия, имя, отчество работодателя;

в) наименование должности работодателя и предприятия, от лица которого он действует,

г) условия трудового договора, подразделяемые на существенные и пр.

К существенным условиям трудового договора относятся следующие:

а) место работы работника (с указанием наименования структурного подразделения организации);

б) дата начала работы

в) наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации

г) права и обязанности работника

д) права и обязанности работодателя — по отношению к работнику, с которым в данном случае заключается трудовой договор.

е) характеристики условий труда работника

ж) режим труда и отдыха работника

з) условия оплаты труда работника, включая размер тарифной ставки или должностного оклада, а также доплаты, надбавки и поощрительные выплаты (премии), даты их выплаты.

и) виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника Кроме того, в трудовом договоре могут определяться условия:

— об испытаниях работника;

— о неразглашении работником охраняемой законом тайны.

7. Документы различают:

§ По назначению

§ Организационно-правовые документы (Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание);

§ распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);

§ информационно-справочные документы (Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);

§ документы по трудовым отношениям (трудовой договор, личное дело сотрудника)

§ По способу представления — электронный, на бумажных носителях

§ По месту издания — внутренние, внешние

§ По направлению отправки — входящие, исходящие

§ По уровню секретности - не секретные, секретные, с разным уровнем секретности.

8. Первичные документы трудоустройства:

1)заявление соискателя о приеме на работу

2)резюме

3)приказ по личному составу

4)Личная карточка формы Т-2

5)характеристика работника

6)автобиография

9. Исходящий документ - официальный док-нт, отправляемый из учреждения. Большинство исх. док-тов являются ответом организации на вход. док-ты. Некоторая часть исх. док-тов готовится на основе внутренних док-тов организации. Небольшое число исх. док-тов может требовать поступления входящих док-тов (например запросы в другие организации).

Проект исх. док-та составляет исполнитель. Исх. док-ты оформляются в двух экз., за искл. факсов и телефонограмм (в одном экз). Проект исх. док-та может быть согласован как со специалистами др. организаций, так и внутри организации. Если док-нт проходит согласование с другой организацией, то согласование оформляется реквизитом «грифом согласования документа». Док-нт, проходящий согласование внутри организации оформляется реквизитом «визы согласования документа». Подготовленный проект исх. док-та предоставляется на подпись руководителю. К проекту док-та исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный док-нт. Целесообразно в организации установить порядок, при кот. право подписания док-тов имеют не только руководитель организации, но и др. руководящие работники, в пределах их компетенции. Руководитель организации может внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку. После подписания руководителем, исх. док-т передается на регистрацию. Отправляемые док-ты регистрир. в «Журнале регистрации исх. док-тов». После регистрации и присвоения исх. док-ту регистрационного № необходимо зафиксировать его на обоих экз. После регистрации док-ты направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исх. док-тов и сортировка их по корреспондентам. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки, и составляются описи на почтовые отправления. Отправка исх. док-тов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых док-тов или единственный экз. факса (телефонограммы) подшиваются в дело.