Хранение документов

Документы организации по окончании работы с ними подлежат текущему (оперативному, временному) хранению.

В зависимости от объемов переписки документы или их определенная часть могут храниться непосредственно в офисе руководителя в предназначенных для этой цели шкафах (сейфах).

Перевод документов на режим хранения означает, что, с одной стороны, работа с ними проведена в полном соответствии с резолюциями руководителя и требованиями руководящих документов.

А с другой, что потребность организации в этих документах временно сохраняется, и в определенных обстоятельствах они могут быть вновь представлены для изучения, уточнения или повторного рассмотрения.

Правила оформления документов при помещении на текущее хранение:

1. В дело подшиваются только полностью исполненные (отработанные) документы. Запрещается подшивать в дела несколько экземпляров одного документа, а также его черновые варианты.

2. В дело подшиваются только подлинники документов (для исходящих документов — их вторые экземпляры, заверенные подписью уполномоченного лица). Не подшиваются в дела документы, подлежащие возврату (в этом случае, как исключение, в дело помещается только заверенная копия документа).

3. Помещение документов в дела производится в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой дел предприятия. Приложения к документам помещаются в дела вместе с самими документами.

4. Документы, помещаемые в дела, должны иметь регистрационные номера, внутреннюю нумерацию страниц, сведения об исполнителях, их подписи.

5. В один и тот же том дела подшиваются, как правило, документы, исполненные в течение одного и того же года (за исключением переходящих дел, например, личных дел сотрудников организации).

Документы с различными сроками хранения целесообразно подшивать в разные дела (в разные тома одного дела).

6. Расположение документов в деле осуществляется в прямом хронологическом порядке, а имеющих строгую порядковую нумерацию (например, приказов) — в возрастающем нумерационном.

Для оформления дел используются скоросшиватели (папки- файлы), представляющие собой обложки из твердого материала (с полиэтиленовыми вкладками для документов).

Как правило, документы предприятия состоят на текущем хранении в течение двух лет.

По документам, для которых указанный срок истек, специально уполномоченной экспертной комиссией организации принимается решение о порядке их последующего хранения на период до 10 лет или направления (в случае, если надобность в текущем хранении их отпала) в учреждение Росархива или на уничтожение (в соответствии с требованиями руководящих документов на этот счет).

Предельный срок хранения документов — 75 лет.