Что хранить, а что выбросить

Теперь, когда мы собрали беспризорные бумажки со всей квартиры, пришло время рассортировать их. Во-первых, отделить хлам и сразу же выбросить. Не ст о ит сожалеть о подобных бумагах.

• Рекламные листовки.

• Запросы, ходатайства, приглашения от благотворителых учреждений, которым не собираетесь помогать.

• Запросы, ходатайства, приглашения от фирм, к которым вы не имеете отношения и с которыми не собираетесь работать.

• Запросы, ходатайства, приглашения о событиях, которые вы не планируете посещать.

• Истекшие скидочные купоны.

• Истекшие гарантии и договоры на обслуживание, обязательно извлеките информацию о техподдержке или контакты изготовителей.

• Устаревшие ежедневники, планы (храните календари, ежедневники или другую документацию о своих деловых поездках, если вам нравится отслеживать этапы своей карьеры).

• Общая информация о счете, выписки, которые вы прочитали или не собираетесь читать.

• Поздравительные открытки без личных приписок.

• Чеки на товары, не облагаемые налогом (средства личной гигиены, продукты питания).

• Приглашения на мероприятия, которые уже состоялись.

• Инструкции по эксплуатации для приборов, которых у вас уже нет.

• Инструкции по инсталляции уже установленных программ.

• Истекшие страховые полисы (после сравнения старых с новыми, чтобы убедиться, что страховка распространяется на те же случаи).

• Визитные карточки людей, которых вы не помните.

• Карты или атласы старше трех лет.

• Периодические издания и каталоги (не старше трех месяцев для периодических изданий; старые каталоги меняются на новые).

• Статьи (вырезки), если вы их не читали или не обращались к ним более двух лет (включая рецепты!).

• Дубликаты чего-нибудь (если не копируете для кого-то, то поместите их в «Актуальные вопросы» плюс конверт с именем получателя).

• Туристические брошюры (были вы там или нет, это не сувениры).

• Финансовые, банковские документы (проконсультируйтесь с бухгалтером).

▪ выписки, оплаченные чеки старше семи лет;

▪ ежемесячные или ежеквартальные выписки, отражающие все сделки за двенадцать месяцев;

▪ оплаченные чеки на личные расходы (храните оплаченные чеки от крупных покупок и все расходы, не подлежащие налогообложению, либо в течение срока годности товара, либо семь лет);

▪ неиспользованные чеки на закрытые счета.

Все оставшееся рассортируйте. Ускорит процесс принцип «подобное к подобному», особенно если перед вами целая гора документов. Поэтому для начала соберите однотипное: коммунальные платежи, банковские выписки, выписки по кредитке и т. д. Затем рассортируйте их по номеру, если от одного поставщика несколько счетов. Таким образом, когда вы начнете извлекать или создавать папки, все документы одного вида будут вместе, готовые к архивации в любое время.

Всегда сначала надписывайте папку от руки, а уж потом печатайте и вставляйте название. Вы можете решить, что нуждаетесь в папке побольше или поменьше или что содержимое изменилось и пора менять название.

Продолжайте архивацию, пока все важные бумаги не окажутся в папках, в коробках для почты или в мусорном ведре. Если нужно освежить в памяти практические рекомендации по архивации документов, вернитесь к началу главы. По окончании работы в доме не должно остаться бесхозных бумаг – все инструкции окажутся в одном месте, а картотека или коробки получат названия и аккуратно заполнятся папками.