Возвращаемся к почте. Если помните, мы говорили о сортировке почты на основные категории.
• Счета.
• Просьбы.
• Приглашения и события (ограничения по времени).
• Прочитать и сохранить (включая личную переписку).
• Актуальные вопросы.
• Каталоги.
• Журналы и периодика.
Я предполагаю, что хотя бы месяц вы работали с почтой, как описано в главе 2. Если в офисе вы не разбирали корреспонденцию, то первым делом необходимо выделить для нее место. Учитывая, что бо́льшая часть информации для архива будет прибывать с почтой, разумно сортировать и обрабатывать ее в помещении офиса.
Мне абсолютно все равно, будут ли лотки для почты многоуровневыми, плетеными или проволочными, одинаковыми или разнокалиберными. Все, что меня заботит, – чтобы корреспонденция обрабатывалась последовательно, как описано в главе 2. Если есть возможность, нужно найти постоянное место для лотков. И вам не придется расставлять их каждый раз при обработке почты: они всегда будут на месте.
Канцелярские принадлежности
|
|
Принцип «подобное к подобному» предполагает, что все канцелярские принадлежности живут бок о бок. Что касается домашнего офиса, это означает, что вспомогательные материалы или канцтовары хранятся вместе, в идеале в одной-двух коробках, четко обозначенных. На моем рабочем столе лежат: степлер, держатель для клейкой ленты, стакан для ручек, карандашей, маркеров с двумя парами ножниц (острием вниз), блюдечко для скрепок и подстаканник. Запасы скрепок, которыми я пополняю блюдце, живут в коробке под названием «Канцелярские принадлежности». Рулоны ленты для держателей, кольца для брошюровки, коробки скрепок – там же. А еще пачки стикеров. Все лишнее (запас) тоже лежит в этой коробке. Таким образом, любой человек может найти пачку стикеров, которая всегда находится только в одном месте.
Вы, конечно, можете держать ножницы в кухне, но ни в коем случае не степлер. Несомненно, иногда нужно скрепить открытый пакет с продуктами, но, учитывая, что документооборот осуществляется в другом месте, я советовал бы для подобных вещей отправляться в домашний офис.