Порядок выполнения задания

Задание № 1 начинается с момента проектирования структуры таблиц – Сотрудники, Прежняя работа и Дети базы данных «Кадры».

1. Определение структуры таблиц. Структура базы данных будет определяться структурой ее основных таблиц. Поэтому сначала составляем для каждой таблицы список всех полей, определив их тип и размер в зависимости от данных, которые будут размещаться в этих полях. Результат проектирования структуры каждой таблицы представлен в таблицах № 1.1 – 1.3.

Таблица № 1.1

Таблица: Сотрудники
Имя поля	Тип данных	Размер	Описание
ТабНомер	Счетчик	длинное целое	Ключевое поле
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Пол	Текстовый
ДатаРожд	Дата/время	Короткий формат даты
СемПолож	Текстовый
Отдел	Текстовый
Должность	Текстовый
Оклад	Денежный
ТелефонДом	Текстовый
Фото	Поле объекта OLE

Таблица № 1.2

Таблица: Прежняя работа
Имя поля	Тип данных	Размер	Описание
КодРаботы	Счетчик	Длинное целое	Ключевое поле
ТабНомер	Числовое	Длинное целое	Для связи с табл. Сотрудники
Начало	Дата/время	Короткий формат даты
Окончание	Дата/время	Короткий формат даты
Должность	Текстовое
Организация	Текстовое
Адрес	Текстовое

Таблица № 1.3

Таблица: Дети
Имя поля	Тип данных	Размер	Описание
КодРебенка	Счетчик	длинное целое	ключевое поле
ТабНомер	Числовой	длинное целое	Для связи с табл. Сотрудники
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Пол	Текстовый
ДатаРожд	Дата/время	Короткий формат даты

Таблица № 1.4

Таблица: Должности
Имя поля	Тип данных	Размер	Описание
Должность	Текстовый		ключевое поле

При самостоятельном проектировании структуры таблиц БД разработчик все содержание табл. № 1.1 – 1.4, как и вид ключевых полей, и типы связей между таблицами БД, продумывает сам. Считается признаком хорошего тона, задавать имена полей одним словом, т. к. при программировании с помощью VBA обращение к полям упрощается (не надо имена полей заключать в квадратные скобки).

2. Создание базы данных. Здесь под созданием БД понимается настройка инструментов СУБД для разработки всех объектов БД, имя которой будет выбрано разработчиком. Первый шаг на этом пути следующий: выполнив команду Пуск ► Программы ► Microsoft Access, запустите программу Microsoft Access 2003.

3. В окне Microsoft Access на ленте справа щелкните внизу на строке Создать файл, затем вверху на строке Новая база.

4. В окне Файл новой базы данныхвыберите свою папку, проверьте, чтобы в качестве типа файла было выбрано Базы данных Microsoft Access (*.mdb) и дайте файлу имя Кадры АНП (АНП – инициалы студента Антонова Николая Петровича. Но вводить следует свои инициалы!). Затем щелкните на кнопке Создать и откроется окно новой базы данных – Кадры АНП: база данных. Это означает, что СУБД Access готова к созданию всех объектов базы данных, но начинать надо с создания таблиц.

5. Создание таблицы в режиме конструктора. Слева окна БД будет нажата кнопка Таблицы.

6. Щелкните на кнопке Создать (или в окне БД на строке: Создание таблицы в режиме конструктора), откроется диалоговое окно (ДО) Новая таблица. В ней выберите Строку Конструктор нажмите ОК и откроется бланк создания структуры таблицы.

7. Для таблицы Сотрудники введите имена полей и типы данных (табл № 1.1) в следующем порядке:

1). Установив курсор в первую строчку первого столбца Имя поля введите первое поле ТабНомер и установите курсор (нажатием клавиши Enter или клавиши Tab, или щелчком ЛКМ) в первую строчку второго столбца Тип поля.

2). Щелкнув ЛКМ на появившуюся кнопку выбора типа данных, откройте список с типами данных и, обращаясь с ним как с меню, выберите требуемый тип данных. Для поля ТабНомер нажмите на кнопку Ключевое поле, чтобы сделать это поле ключевым.

3). Перейти в столбец Описание. В этом столбце можно ввести текст, который будет затем появляться в информационной строке (внизу окна СУБД Access) при работе с таблицей в режиме Таблицы. Этот текст вводится, если есть необходимость в каких-то пояснениях. Например, для поля ТабНомер можно набрать Ключевое поле.

4). Нижняя часть бланка Конструктора таблиц носит название Свойства поля и содержит две вкладки: Общие и Подстановка. На этих вкладках перечислены все свойства полей, которые надо уметь задавать, в случае необходимости. Количество самих свойств зависит от типа данных. Рассмотрим эти свойства:

a) Размер поля. Для текстовых полей Access по умолчанию размер поля устанавливает в 50 символов. Число это, как правило, следует изменять (уменьшать или увеличивать), исходя из максимальной длины данных, вводимых в данное поле. Для числовых полей размер поля выбирается из раскрывающегося списка (Байт, Целое, Длинное целое и т. д.)

b) Формат поля. Задается, при необходимости, для числовых полей из открывающегося списка. Для действительных чисел появится еще одно свойство – Число десятичных знаков.

c) Маска ввода. Вводится, если вводимые данные содержат некоторые повторяющиеся символы. Например, можно ввести маску ввода: (999) 999-9999 для поля ТелефонДом. Превратится он в такую маску \(999") "999\-99\-99. Вводить потом нужно только цифры, скобки и тире появятся автоматически.

d) Подпись. Для всех полей, названия которых состоят из двух слов и задаются слитно, например, ТабНомер, ДатаРожд, СемПолож, ТелефонДом ввести без ошибок и с большой буквы. Для поля ТабНомер введите подпись Таб. №, для ДатаРожд – Датарожд., для СемПолож – Сем. полож-е, для ТелефонДом – Телефон дом Год изд-я, для поля МестоХранения – см. рис. 1.1). Если для этих полей подпись не ввести, то при переходе к работе с таблицей в режиме Таблицы все столбцы будут названы по названию полей, т. е. с ошибками.

e) Значение по умолчанию. Вводится при необходимости. Допустим, в вашей фирме подавляющее большинство работников – мужчины. Тогда в БД «Кадры» в поле Пол в этом свойстве задайте значение М. Для сотрудников-женщин значение этого поля потом можно исправить на Ж.

f) Условие на значение. Используется для исключения ошибок при вводе значений некоторых полей. Например, для поля Оклад задайте условие: >6000, т. е. оклад меньше 6000 руб. не может быть. Введите: Year(Date())-Year([ ДатаРожд ])<=40 для поля ДатаРожд. Это означает, что работников старше 40 лет на фирму не берут.

g) Сообщение об ошибке. Если введенное значение нарушает предыдущее свойство Условие на значение, можно ввести такое сообщение об ошибочном вводе, чтобы пользователю вашей БД было ясно, в чем его ошибка при вводе. Придумайте такие сообщения и введите их для полей Оклад и ДатаРожд. Затем специально сделайте ошибки при вводе и проверьте, как будут появляться ваши сообщения об ошибке.

h) Обязательное поле. Если будет выбрано из списка значение «Да», то следует обязательно вводить данные в поле, если «Нет», то ввод не обязателен.

i) Пустые строки. Если свойство имеет значение «Нет», то ввод в поле обязателен (но свойство Обязательное поле должно иметь значение «Да»). При значении свойства «Да» ввод в поле не обязателен.

j) Индексированное поле. Если по данному полю будет осуществляться поиск записей, такое поле необходимо делать индексированным, т. к. в этом случае поиск существенно ускоряется. Для индексированного поля создается специальный индексированный файл (называется обычно индексом), в который включается индексированное поле, отсортированное по алфавиту, и физические адреса записей. Индекс подобен указателям в конце научных книг, в которых в алфавитном порядке расположены слова с номерами страниц, на которых встречаются эти слова в книге.

k) Сжатие Юникод. В Microsoft Access 2000 для хранения информации полей типа «Текстовый», «Поле MEMO» и «Гиперссылка» используется кодировка Юникод. В Юникод каждый символ представляется двумя байтами, а не одним, как в традиционных кодировках. В результате для хранения данных полей типа «Текстовый», «Поле MEMO» и «Гиперссылка» требуется больше места, чем в предыдущих версиях Access. Этот эффект использования кодировки Юникод можно сгладить, установив свойство Сжатие Юникод поля в значение Да.

5). Устанавливая курсор последовательно в следующие строки Имени поля, введите остальные поля таблицы, следуя пунктам 1) – 4).

6). После ввода всех полей таблицы, выполните команду Файл ] Сохранить или нажмите кнопку Сохранить и в появившемся окне Сохранение задайте таблице имя: Книги.

8. Аналогичным образом создайте таблицу Прежняя работа (с использованием табл. № 1.2.), Дети (по табл. № 1.3) и Должности (табл. № 1.4).

9. После создания табл. Должности введите в нее ряд должностей: менеджер, инженер, техник, нач. отдела кадров, секретарь. Затем откройте таблицу Сотрудники в режиме Конструктора и для поля Должность выполните следующие действия:

a). Откройте вкладку Подстановка и в качестве Тип элемента управления задайте Поле со списком, для чего установите курсор в этот элемент управления и откройте список типов элементов управления. Подобным способом задать во второй строке вкладки в качестве Типа источника строк – Таблица или запрос.

b). Установите курсор в столбец Тип данных строки Должность.

c). Нажмите на кнопку справа и в открывшемся списке Типов данных выберите последнюю строку Мастер подстановки…

d). В окне Создание подстановки переключатель должен быть против первой опции. Нажмите кнопку Далее (на эту кнопку нажимайте всегда после окончания настроек в текущем окне Мастера).

e). Выберите таблицу Должности.

f). Все Доступные поля таблицы Должности кнопкой >> переведите в окошко Выбранные поля и нажмите кнопки Далее и в последнем окне – кнопку Готово.

10. Работа с таблицей. В окне Кадры: база данных откройте таблицу Должность и введите должности: секретарь, ин женер, менеджер, нач. отдела кадров, техник (можете придумать и другие должности).

11. Создание межтабличных связей типа «один-ко-многим». В окне Кадры: база данных откройте панель Таблицы. Выполните команду Сервис ] Схема данных или на панели База данных нажмите кнопку Схема данных. Вместе с появлением окна Схема данных появится окно Добавление таблицы, где на вкладке Таблицы выберите таблицы, между которыми создаются связи, в таком порядке: Сотрудники, Прежняя работа, Дети и Должности. В окне Схема данных откроются списки полей добавленных таблиц. (Если окно Добавление таблицы не появится, нажмите кнопку Отобразить таблицу – кнопка с желтым крестиком).

12. В таблице Сотрудники выделите поле ТабНомер и перетащите его на такое же поле таблицы Прежняя работа. При опускании кнопки мыши автоматически откроется диалоговое окно Изменение связей.

13. На панелях ДО Изменение связей будут отображены выбранные поля из каждой таблицы. Установите флажок для опции Обеспечение целостности данных и для двух других опций, а для подтверждения создания связи нажмите кнопку Создать. Будет создана связь «один-ко-многим» (один – это цифра 1, многие – это знак ∞).

14. Затем, повторив п.п. 12 и 13, установите связь таблицы Сотрудники с таблицей Дети.

15. Повторив п.п. 12 и 13, измените связь таблицы Должности с таблицей Сотрудники, перетащив поле Должность на такое же поле в таблице Сотрудники.