Система управления процессом выполнения работы WorkFlow

Под термином Workflow (буквальный перевод — процесс вы­полнения работы) понимается механизм автоматического форми­рования списка задач (потока заданий) для каждого пользователя на основе формальных описаний бизнес-процессов, принятых на предприятии. Система автоматизации документооборота и управ­ления бизнес-процессами Workflow позволяет эффективно управ­лять заданиями в процессе разработки, проводить согласование, изменения и утверждение документов. В соответствии со стандар­тами ISO 9000 Workflow-средства позволяют осуществлять кон­троль исполнения заданий.

Система Workflow призвана упорядочить различные типовые процессы, например, выпуск конструкторско-технологической документации, проведение изменений или прохождение заказа. Она позволяет организовать и технически обеспечить интенсив­ный обмен информацией между сотрудниками и подразделени­ями и предоставить информацию о состоянии этого обмена. Си­стемы Workflow целесообразно использовать в составе единой системы управления предприятием наряду с системами управле­ния данными (СУД) и PDM.

Формирование и представление списков заданий осуществ­ляется с помощью специализированной системы рассылки элек­тронных сообщений. Каждый потенциальный участник рабочего процесса обладает собственным специальным электронным поч­товым ящиком, в который поступают все предназначенные для этого пользователя сообщения от сервера Workflow.

Разработчики, работающие совместно над проектом, осво­бождаются от необходимости отслеживать вносимые в него изме­нения, поскольку система доводит до указанных ей лиц самую последнюю информацию. Ускоряется оформление заявок на комплектующие и материалы на основании рассчитанной про­граммным путем по производственной спецификации потребно­сти в материалах.

За прохождение документа между различными пользователя­ми отвечают модули маршрутизации. Журнал рассылки позволя­ет определить, было ли уже прочитано сообщение, и если да, то когда это произошло. Поручения не только могут быть разосланы группе исполнителей, но и каждый из них может получать свой срок исполнения и контролироваться отдельно.

Различают свободную маршрутизацию, позволяющую поль­зователю задать или изменить маршрут прохождения докумен­тов, и жесткую маршрутизацию, предусматривающую заданные маршруты прохождения документа.

В качестве примера использования системы Workflow назо­вем модуль маршрутизации ЛОЦМАН WorkFlow компании «АСКОН». Он предназначен для моделирования рабочих про­цессов, маршрутизации документов, реализации схем проведе­ния изменений и утверждений документов. Пакет SWR-Workflow компании SolidWorks обеспечивает централизованное хранение и управление данными, электронный документооборот, что, по данным этой компании, сокращает сроки проектирования в 3—4 раза, снижает затраты на производство на 40 %. Компания отмечает, что модули SWR-PDM/Workflow разрабо­таны с учетом самых последних мировых достижений в области управления электронными данными и совместимы с большин­ством CAD/CAM/CAE/PDM/ERP системами, имеющимися в настоящий момент на рынке. (ERP системы рассмотрены ниже в разделе «Создание на предприятии единого информационно­го пространства».)