Тема 14. Подготовка и сдачи в архив федеральных судов общей юрисдикции документов

Правила подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок учета, использования и хранения документов в архиве суда, методика отбора дел (нарядов) для постоянного хранения и выделения их к уничтожению, а также правила передачи дел (нарядов) в государственные архивы регламентированы Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 2005 года. № 157.

Решение на передачу в архив дел и материалов принимает судья, их рассмотревший, или председатель суда (судебной коллегии). При этом судья проверяет все производство по делу, материалу. На обложке дела, материала проставляются отметки о передаче дела в архив, дата передачи и подпись судьи. Решение на сдачу номенклатуры дел, производств, журналов и учетно-статистических карточек принимает председатель суда (судебной коллегии).

Согласно ГОСТу «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» Р 51141-98 номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Следует знать, что в Приложении № 1 к Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик... приведена номенклатура основных нарядов, которые ведутся в судах этого уровня.

Наряд – это сброшюрованное дело документов одной категории, сформированное в алфавитном порядке, в хронологической последовательности или в хронологическо-тематической последовательности.

Решение на передачу в архив дел общего делопроизводства принимает начальник (специалист) отдела дело/судопроизводства суда (секретариата судебной коллегии).

Все оконченные производством судебные дела (наряды), апелляционные, кассационные и надзорные производства и другие документы до передачи в архив должны быть оформлены в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263.

Порядок оформления судебных дел, производств и документов общего делопроизводства к последующему хранению в архиве суда изложен в разделе 2 Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования.

При определении сроков хранения судебных дел, составлении номенклатуры дел, формировании дел по номенклатуре и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке дел к последующему хранению в архиве суда и их передаче на постоянное хранение проводится экспертиза ценности документов.

Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности судебных дел и документов проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на государственное хранение в соответствии с нормативными и методическими документами, утвержденными специальным уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел (нарядов) без просмотра самих документов.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов создается постоянно действующая экспертная комиссия суда.

Следует знать порядок формирования экспертной комиссии и ее функции.

Отбор документов и оформление их на уничтожение имеет свои особенности (п.п. 3.11 – 3.23 Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования).

Работу по отбору дел (нарядов) и дел общего делопроизводства к уничтожению осуществляют работники архива суда.

Запрещается использование отобранных к уничтожению дел (нарядов) и других документов для хозяйственных нужд.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело (наряд), все его листы (кроме листа заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами, валовой нумерацией в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, черным графитным карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела (наряда) нумеруются отдельно.

Запрещается при нумерации листов использовать чернила и цветные карандаши.

Сроки хранения дел (нарядов) устанавливаются в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 1 июня 2007 г. № 70. Сроки хранения нарядов и дел определяются по документам дела, имеющим наибольший срок хранения.

На гражданские, уголовные, административные дела, дела (наряды) общего делопроизводства, дела по личному составу заводятся отдельные описи.

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

Необходимо знать требования по составлению описи и порядок представления описей дел постоянного хранения на рассмотрение и утверждение экспертно-проверочной комиссии.

Передаче на хранение в государственные архивы подлежат:

дела общего делопроизводства постоянного срока хранения — по истечении 15-летнего срока хранения в архиве суда (судебной коллегии);

судебные дела постоянного срока хранения — по истечении 75-летнего срока хранения в архиве суда (судебной коллегии).

Вместе с делами общего делопроизводства и нарядами в государственный архив передаются три экземпляра утвержденных описей.

Студенты должны внимательно изучить порядок сдачи дел (нарядов) и дел общего делопроизводства на хранение в государственный архив.

Необходимо знать основные и вспомогательные учетные документы, используемые в архиве суда.

В целях обеспечения сохранности документальных материалов в архиве суда комиссией, назначаемой председателем суда (судебной коллегии) или его заместителем, с участием представителей управления (отдела) Судебного департамента в субъекте Российской Федерации производится проверка наличия и состояния дел (нарядов).

Использование документов архива суда проводится только с разрешения председателя суда. Работник отдела дело/судопроизводства, ответственный за работу архива, для служебного использования документальных материалов архива суда:

1) выдает документальные материалы в структурные подразделения;

2) направляет на основании письменного запроса материалы в другие организации и учреждения по указанию председателя суда (судебной коллегии);

3) информирует председателя суда (судебной коллегии) о составе и содержании документальных материалов;

4) выдает справки о реабилитации и выписки из архивных документов.

Выдача дел, находящихся в архиве, производится по письменным заявкам судей и руководителей подразделений под роспись в книге учета выдачи документов во временное пользование. Выдача дел производится с письменного разрешения председателя суда или его заместителя. Дела выдаются на срок не более одного месяца.

Особого внимания заслуживает изучение вопроса, касающегося оборудования помещения архива суда и режима хранения документов.