Заключение

Таким образом, очевидно, что управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации. Так, коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора — в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий — в актах; производственно-хозяйственная деятельность — в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.

Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками организации в народном суде.

В настоящей работе были проанализированы особенности современного документооборота, показаны и проанализированы основные его составляющие: организация документооборота, особенности регистрации документов и контроля за их исполнением.

Говоря об анализе документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:

- повышение эффективности управленческой деятельности;

- ускорение движения документов в организации;

- уменьшение трудоемкости обработки документов.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.

Таким образом, цель работы достигнута, поставленные задачи решены.

Направлением дальнейших исследований может служить анализ автоматизации подготовки документов.

Список литературы:

1. Андреева В.И. Делопроизводство. — М., 2004.

2. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. — М., 1997.

3. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., 1991.

4. Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. — М., 1975.

5. Еременко В.П. Совершенствование документационного обеспечения управления в современных условиях // Использование принципов Единой государственной системы документационного обеспечения управления в работе с управленческими документами и обеспечении их сохранности в ведомственных архивах. — Л., 1991.

6. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. – М., 2003.

7. Справочник по подготовке и оформлению официальных документов.— М., 1993.

8. Стенюков М.В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. — М., 2001.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Пример регистрационно-контрольной карточки

Лицевая сторона карточки

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Корреспондент
Дата поступления и номер документа	Дата и регистрационный номер документа
Краткое содержание
Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении документа

Контрольные отметки (ход исполнения)

Фонд № Опись № Дело №

Примеры регистрационных журналов

Форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления	Регистрационный номер документа	Корреспондент (автор)	Дата документа	Номер документа	Краткое содержание документа

Резолюция или кому направлен документ	Дополни тельные сведения о документе	Расписка в получении	Отметка об исполнении
Исполнители	Задание	Срок исполнения	Автор резолюции	Дата простановки резолюции

Форма журнала регистрации внутренних документов

Дата документа	Регистрацион ный номер документа	Краткое содержание документа	Кем подписан документ	Исполнитель	Дополнительные сведения о документе	Расписка в получении документа	Отметка об исполнении

Сводка учета

объема документооборота

за _____________ 200__ г.

(месяц)

Виды документов	Количество документов	Всего
оригиналы	копии
входящие исходящие внутренние
Итого

СВЕДЕНИЯ

ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТОВ, ПОСТАВЛЕННЫХ НА КОНТРОЛЬ,

ЗА ПЕРИОД _____________ 200 __г.

Ф.И.О. исполнителя	Всего документов	Из них	Причина неисполнения
Исполнено в срок	Исполнено с опозданием