Состав операций процедуры регистрации изданных документов в целом соответствует операционной схеме регистрации поступившего документа

Стадия отправки изданных исходящих документов включает в себя:

· передачу зарегистрированного первого экземпляра документа в экспедицию службы ДОУ,

· проверку правильности оформления документа и приложений, их комплектность и целостность,

· сортировку документов по адресатам,

· оформление конверта в соответствии с Почтовыми правилами (написание на конверте почтового адреса, наименования адресата, номера документа и при необходимости - пометы «Лично) или подготовка конверта с окном,

· проверка соответствия адресата, указанного в документе и на конверте,

· фальцевание (складывание) листов документа и вкладывание их в конверт,

· проставление на конверте знака почтовой оплаты и штампа учреждения-отправителя,

· заклеивание конверта,

· составление на ценные и заказные письма почтового реестра,

· подшивку остающейся в учреждении копии документа в соответствующее дело,

· внесение отметки об отправке документа в РКК, включение экземпляров карточки в соответствующие ячейки картотек,

· передачу конвертов и реестров в почтовое отделение или курьеру.

Дальнейшая работа с документами, не отправляемыми за пределы учреждения, соответствует технологии обработки и движения поступивших документов.

Типовая операционная технологическая схема процедуры составления номенклатуры дел включает:

· изучение состава и содержания документов структурного подразделения за несколько лет,

· заведение на типовые виды документов, имеющие единообразное содержание вспомогательных карточек (бумажных или электронных) для последующей систематизации,

· систематизация документов в соответствии с их видами, содержанием и степенью ценности на тематические группы,

· формулирование и фиксирование на вспомогательных карточках заголовков тематических групп документов (дел) в соответствии с признаками заведения дел,

· определение сроков хранения дел по типовому или ведомственному перечню документов с указанием сроков хранения,

· определение последовательности расположения заголовков дел в номенклатуре (путем систематизации вспомогательных карточек на тематические группы документов),

· определение состава дел, которые предполагается формировать в электронном архивном массиве компьютера или на архивном магнитном носителе вне ЭВМ,

· определение состава дел, в которые будут помещаться документы на бумажном носителе после их сканирования и передачи электронных аналогов в автоматизированную базу данных ДОУ для последующей работы в безбумажном режиме,

· распечатка проекта номенклатуры дел на бумажном носителе, если предыдущие операции выполнялись на ЭВМ,

· визирование проектов номенклатур подразделений и секретариата их руководителями и передача проектов в службу ДОУ,

· систематизация структурных подразделений в проекте сводной номенклатуры дел,

· корректирование номенклатур подразделений с целью единообразного расположения в них дел, содержащих типовые документы, и внесения единообразия в сроки хранения дел, корректирование заголовков дел,

· формирование в службе ДОУ сводного варианта проекта номенклатуры дел учреждения,

· согласование проекта номенклатуры дел с экспертной комиссией (ЭК) и ведомственным архивом учреждения,

· подписание проекта сводной номенклатуры дел руководителем службы ДОУ,

· согласование сводной номенклатуры дел с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения (для учреждений и организаций, не сдающих дела на постоянное хранение в государственные архивы - согласование с экспертной комиссией вышестоящего учреждения),

· утверждение согласованной сводной номенклатуры дел руководителем учреждения,

· рассылка выписок из утвержденной сводной номенклатуры дел по соответствующим структурным подразделениям учреждения для использования в работе.

Заголовки формулируются в соответствии со смысловыми признаками (элементами) их формирования (именуемыми часто признаками заведения дел), расположенных в следующей последовательности:

· номинальный признак - наименование документов, включенных в дело (приказы, протоколы и т.д.), или наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело),

· авторский признак - наименование учреждения, структурного подразделения, формирующего дело (указывается кратко или дается его общее видовое название, т.к. полное название - или приведено в наименовании раздела или в бланке номенклатуры),

· предметно-вопросный признак - основная тема или краткое содержание документов дела,

· корреспондентский признак - наименование организации, которой адресуют и от которой получают документы; корреспондент, с которым идет переписка,

· географический признак - переписка с корреспондентами (организациями), расположенными на определенной местности (территории),

· хронологический признак - период времени (календарный или учебный год), к которому относятся документы дела (как правило, указывается в бланке номенклатуры дел),

· экспертный признак - указание на подлинность или копийность документов дела, влияющие на срок хранения дела.

Типовая операционная технологическая схема процедуры ведения номенклатуры дел включает:

· внесение отметок о заводимых делах,

· внесение в номенклатуру заголовков дел, не предусмотренных при ее составлении (например, при поручении подразделению нового направления деятельности, образовании новых подразделений и т.п.),

· внесение отметок о заведении томов, частей дела,

· внесение отметок о закрытии дела или тома, части,

· внесение отметок о передаче дел в другие учреждения,

· внесение фамилий сотрудников, у которых хранится дело,

· допечатку на принтере указанной выше информации в бумажный экземпляр номенклатуры, если предыдущие операции производились в электронном экземпляре номенклатуры.

Типовая операционная технологическая схема процедуры закрытия номенклатуры дел включает:

· поверку комплектности и окончательного оформления (закрытия) всех дел и томов номенклатуры данного года,

· заполнение в конце номенклатуры итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел, сообщение содержание итоговой записи сотруднику ведомственного архива,

· проверку полного соответствия электронного и бумажного экземпляров номенклатуры дел, допечатка отметок о закрытии номенклатуры,

· заверение всех отметок росписью работника службы ДОУ учреждения и лица, ответственного за обработку и хранение документов в структурном подразделении,

· итоговое оформление и закрытие дела с номенклатурой за делопроизводственный год, подготовка дела к постоянному хранению,

· корректирование службой ДОУ и структурными подразделениями в конце года электронного экземпляра номенклатуры дел для использования в будущем году;

· распечатка бумажного экземпляра номенклатуры дел будущего года, его подписание руководителем службы ДОУ и рассылка выписок (разделов) по структурным подразделениям для использования.