Прием, передача и доставка документов

Прием и передача документов на всех этапах их обработки осуществляются, как правило, без расписок. Расписки следует оформлять только при передаче важнейших контролируемых документов, а также документов, связанных с денежной отчет­ностью. Движение зарегистрированных документов между под­разделениями, секретариатом руководства, канцелярией фикси­руется в регистрационных формах — карточке, журнале, ПЭВМ. В канцелярии (секретарь-референт) организации должны знать, каком подразделении, у кого из исполнителей находится документ в любое время. При этом не обязательно канцелярии и секретарю видеть сам документ, достаточно информации от под­разделения или исполнителя о передаче документа другому под­разделению или исполнителю.

Контрольная служба извещается о передаче контролируемо­го документа от одного подразделения и исполнителя другому только в том случае, когда меняется ответственное за исполне­ние лицо.

Доставка документов во многом определяет быстроту их об­работки и исполнения. Доставку документов внутри организа­ции осуществляют курьерская связь и секретари. В крупных учреждениях целесообразно использовать технические сред­ства — пневмопочту, транспортеры.

СТАДИИ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ В ДОКУМЕТОПОТОКАХ

Входной документопоток включает в себя следующие стадии:

· прием и первичная обработка документов,

· предварительное рассмотрение и распределение документов,

· регистрация документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам,

· рассмотрение руководителем и передача документов сотрудникам для исполнения, ознакомления или использования в работе,

· исполнение, использование документов или ознакомление с документами персонала.

На стадиях обработки входящих документов оформляются или обозначаются следующие реквизиты:

n при приеме и первичной обработки документов - проставление даты в отметке о поступлении документа (),

n при предварительном рассмотрении и распределении документов - идентификатор электронной копии документа (),

n при учете (регистрации) документов - проставление входящего индекса (номера) в отметку о поступлении документа (),

n при рассмотрении документа руководителем - резолюция () и отметка о контроле ().

Выходной и внутренний документопотоки включают в себя следующие стадии:

· исполнение документов,

· контроль исполнения документов и поручений,

· регистрация изданных отправляемых и внутренних документов, формирование справочно-информационного банка данных по документам,

· отправка документов, передача внутренних документов на рассмотрение и исполнение,

· систематизация исполненных документов,

· оформление, формирование и хранение дел,

· передача дел в архив,

· уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

На стадиях обработки исходящих и внутренних документов оформляются или обозначаются следующие реквизиты:

n при исполнении документов – наименование вида документа (), текст (), заголовок к тексту (), гриф ограничения доступа к документу (), отметка о наличии приложения (), адресат (), подпись (), гриф утверждения (), гриф согласования (), визы согласования (), печать (), отметка об исполнителе (), заполнение реквизита ссылка на номер и дату инициативного документа (),

n при учете (регистрации) отправляемых и внутренних документов - отметка об исполнении документа и направлении его в дело (), отметка о заверении копии (), идентификатор электронной копии документа (), заполнение реквизита код формы документа (), заполнение реквизита дата документа (), заполнение реквизита регистрационный номер документа (),

Типовая операционная технологическая схема процедуры приема корреспонденции включает:

· получение от почтового служащего или курьера конвертов, пакетов, телеграмм, бандеролей и других почтовых отправлений, а также незаконвертованных документов,

· получение по линиям связи телексов, факсов, электронных сообщений, при необходимости их регистрация в учетном машинном журнале,

· проверка адресной принадлежности почтовых и иных отправлений,

· по отправлениям, полученным под роспись - проверка соответствия реквизитов конвертов, пакетов сведениям в сдаточном документе (реестре, разносной книге, квитанции и т.п.), роспись за получение отправлений.

Типовая операционная технологическая схема процедуры первичной обработки поступивших документов включает:

· при смешанной системе обработки документов - передача конвертов, адресованных в структурные подразделения, по принадлежности (распределение конвертов в сортировочном стеллаже по ячейкам структурных подразделений),

· вскрытие конвертов, пакетов и других упаковок кроме конвертов с пометой «Лично», а также во многих учреждениях - кроме писем граждан,

· проверка правильности адресования документов, их целостности и комплектности, т.е. наличия всех листов, экземпляров, приложений, отсутствия подмены листов, наличия для копий, в том числе при циркулярной рассылке, заверительных отметок или печатей,

· скрепление (сшивание) листов документа и листов приложений, скрепление документа и приложений,

· проставление на всех документах (в том числе на сопроводительном письме) отметки о поступлении документа - входящего штампа,

· внесение отметки в учетную таблицу количества поступивших документов, электронный учет

· передача документов на предварительное рассмотрение.

Типовая операционная технологическая схема стадии предварительного рассмотрения и распределения документов включает:

· передачу в соответствии с адресованием конвертов, имеющих помету «Лично» (помещаются в ячейки сортировочного стеллажа или папки руководителей),

· ознакомление с содержанием всех поступивших документов (бумажных, электронных и др.),

· выделение и передачу по принадлежности документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ,

· анализ содержания и определение пути (маршрута) дальнейшего движения оставшихся документов - на рассмотрение руководству учреждения или непосредственно исполнителям в структурные подразделения,

· распределение (группировку) документов по конкретным руководителям и структурным подразделениям, Типовая операционная технологическая схема индексирования документов включает:

· распределение документов по классификационным группам,

· определение очередного порядкового номера документа в классификационной группе,

· обозначение сформированного индекса в регистрационном (входящем) штампе на документе и регистрационной форме (традиционной или электронной), а также на всех приложениях к документу..

· передачу сгруппированных документов на регистрацию.

При регистрации документов последовательно выполняются следующие процедуры:

o индексирование документов,

o запись исходных сведений о документе,

o запись рабочих сведений о документе,

o формирование справочно-информационного банка данных по документам, заполнение РКК;

o ведение справочно-информационного банка данных.

Типовая операционная технологическая схема индексирования документов включает:

· распределение документов по классификационным группам,

· определение очередного порядкового номера документа в классификационной группе,

· обозначение сформированного индекса в регистрационном (входящем) штампе на документе и регистрационной форме (традиционной или электронной), а также на всех приложениях к документу.

Типовая операционная технологическая схема первичной записи исходных сведений о документе включает:

· заполнение на каждый отдельный документ комплекта экземпляров регистрационно-контрольной карточки (РКК) с обозначенным ранее индексом документа или ввод исходных сведений о документе в матрицу (шаблон) РКК на экране дисплея,

· проверка правильности заполнения карточки, сверка реквизитов документа и карточки,

· распечатка страхового бумажного экземпляра электронной РКК и при необходимости комплекта экземпляров бумажных РКК для обеспечения традиционных картотек в службе ДОУ и структурных подразделениях учреждения,

· скрепление документа и одного бумажного экземпляра РКК, включение других экземпляров РКК в справочно-информационный банк данных по документам,

· при работе персонала учреждения с электронными документами и электронными аналогами бумажных документов в рамках локальной сети включение поступившего бумажного документа в дело в соответствии с номенклатурой дел службы ДОУ (если документ был введен в АСДОУ на стадии его регистрации).

Типовая операционная технологическая схема записи рабочих сведений о документе включает:

· получение документа с дополнительно внесенной информацией, подлежащей переносу в РКК,

· поиск соответствующей традиционной или электронной РКК в справочно-информационном банке данных,

· запись дополнительных рабочих сведений в РКК,

· проверка правильности внесенных в РКК сведений,

· корректирование или распечатка страхового бумажного экземпляра электронной РКК,

· направление документа для выполнения следующей стадии или процедуры обработки или исполнения,

· помещение РКК в соответствующее место хранения в справочно-информационном банке данных.

Типовая операционная технологическая схема формирования традиционного справочно-информационного банка данных по документам включает:

· группировку карточек в соответствии с разделами картотеки,

· своевременное включение карточек в соответствующие разделы, закрепление места карточки в массиве с учетом схемы их систематизации (по порядковым номерам, тематике и т.п.),

· контроль правильности включения карточек в разделы картотеки,

· хранение карточек в картотеке, обеспечение их сохранности и неизменности схемы систематизации карточек.

Типовая операционная технологическая схема ведения традиционного банка данных по документам включает:

· поиск и изъятие нужных карточек из картотеки,

· внесение в карточки (последующая запись) очередных рабочих сведений, отражающих ход рассмотрения и исполнения документов (резолюции, отметок о передаче исполнителю, местонахождении, исполнении и др.),

· обновление информации, внесение изменений в прежние записи и отметки, при необходимости их корректирование (изменение наименования подразделения, контрольных реквизитов, возвращение к исполненному документу и др.),

· контроль правильности внесенных в карточки записей и изменений,

· расстановка обновленных карточек в соответствующие разделы картотеки, в том числе перестановка карточек в другие разделы и другие картотеки в соответствии с внесенными изменениями,

· формирование дополнительных разделов картотеки (или картотек) из освободившихся экземпляров карточек после окончания работы с документом.

Стадия рассмотрения руководителем и направления документов на исполнение включает в себя следующие процедуры, выполняемые с документами прошедшими регистрацию:

o передачи в структурные подразделения документов, не направляемых на рассмотрение руководству учреждения,

o передачи и рассмотрения документов руководителем,

o передачи в структурные подразделения документов, рассмотренных руководителем.

Типовая операционная технологическая схема процедуры передачи в структурные подразделения документов, не направляемых на рассмотрение руководству учреждения включает:

· перенесение с документа во все экземпляры РКК отметки руководителя службы ДОУ о направлении документа в структурное подразделение или исполнителю (в зоне «Резолюция» указывается индекс подразделения или фамилия исполнителя),

· внесение отметки на оборотной стороне РКК о передаче документа (указывается индекс подразделения, дата, фамилия лица, которому передан документ и при необходимости роспись за полученный документ),

· проставление штампа «Подлежит возврату» на документах, которые в последующем должны храниться в делах службы ДОУ,

· помещение первого экземпляра РКК в соответствующую ячейку справочной картотеки службы ДОУ,

· прикрепление второго экземпляра РКК к документу для передачи вместе с документом в структурное подразделение,

· передача дополнительного экземпляра РКК в группу контроля исполнения документов и поручений (при необходимости),

· помещение документа в ячейку структурного подразделения сортировочного шкафа, стеллажа,

· выдача документов секретарю структурного подразделения или лицу, ответственному в подразделении за ведение делопроизводства.

Типовая операционная технологическая схема подготовки документов к передаче руководителю включает:

а) в службе ДОУ:

· проставление на оборотной стороне всех экземпляров РКК отметки о передаче документа (фамилии руководителя, фамилии секретаря, которому передается документ, даты),

· прикрепление к документу второго экземпляра РКК,

· помещение остальных экземпляров РКК в рабочую картотеку работника службы ДОУ,

· помещение документа в ячейку сортировочного шкафа (стеллажа) на фамилию соответствующего руководителя,

· проверка секретарем комплектности документа, правильности его адресования данному руководителю и оформления всех необходимых отметок на документе,

· выдача документа секретарю непосредственно в службе ДОУ или курьером под роспись в первом экземпляре карточки или разносном журнале,

б) в секретариате руководителя:

· помещение второго экземпляра РКК переданного вместе с документом в рабочую картотеку секретаря,

· получение в службе ДОУ при необходимости всех предыдущих документов по данному вопросу и сопутствующих материалов (под роспись в соответствующих РКК или карточках учета выдачи дел),

· передача документа и полученных дополнительных материалов руководителю или его помощнику (референту).

После рассмотрения документов руководителем секретарь или работник секретариата:

· на оборотной стороне второго экземпляра РКК делает отметку о передаче документа в службу ДОУ,

· прикрепляет карточку к документу,

· приобщает к документу дополнительные материалы по указанию руководителя,

· передает документ и материалы в службу ДОУ лично или через курьера.

В службе ДОУ выполняются следующие операции процедуры передачи в структурные подразделения документов, рассмотренных руководителем:

· проверка комплектности и правильности оформления резолюции на возвращенном документе, роспись работника службы ДОУ в первом экземпляре карточки за получение документа,

· перенос резолюции руководителя с документа во все экземпляры РКК,

· при необходимости в соответствии с резолюцией подбор дополнительных более ранних документов и их регистрационных карточек (или карточек учета выдачи дел), внесение отметки в карточки о направлении движения документа или дела с документами,

· осуществление указанных выше операций по подготовке и передаче документов в структурные подразделения исполнителям.

Основными процедурами стадии исполнения документов являются:

o составление проекта документа,

o изготовление документа,

o оформление или издание документа.

Наиболее важным и сложным этапом процедуры является составления текста. Типовая операционная технологическая схема этапа включает:

· анализ ситуации, предполагаемого решения, поступившего документа,

· изучение необходимых материалов, законодательных и нормативных актов, ранее изданных документов, получение консультаций у экспертов,

· при необходимости - уточнение поставленной задачи, направление запросов,

· формирование решения или мнения для включения в текст документа, формулирование тезисов и схемы изложения содержания документа, ведение рабочих записей,

· составление первого варианта черновика документа,

· согласование чернового варианта документа с непосредственным руководителем, заинтересованными должностными лицами, составление последующих вариантов и редакций черновика,

· составление окончательного чернового варианта проекта документа.

Документы исполнитель делит их на следующие группы:

· документы, требующие срочного исполнения,

· документы, содержащие решение вышестоящего руководителя и требующие исполнения в указанный в резолюции срок,

· документы, решение по которым должен принять лично исполнитель,

· документы, поступившие для использования в работе или ознакомления и не требующие ответа,

· документы-ответы на инициативные документы, отправленные ранее исполнителем,

· документы, требующие дополнительного запроса или выезда в организацию-автора документа,

· документы, поступившие ошибочно и подлежащие передаче по принадлежности,

· документы, имеющие типовое содержание и исполняемые с помощью трафаретных текстов ответа.

Процедура изготовления документа представляет собой комплекс формально-логических и технических операций. Типовая операционная технологическая схема процедуры включает:

· тщательная проверка в окончательном варианте черновика количественных данных, сроков исполнения заданий, фамилий исполнителей и руководителей, фамилии должностного лица, которое будет подписывать документ,

· проверка правильности оформления всех реквизитов,

· считывание текста, в том числе составленного в электронном виде,

· изготовление беловика документа (на бланке или без бланка) традиционным машинописным способом или автоматически на принтере ЭВМ,

· впечатывание переменного текста в типовой трафаретный бланк документа,

· считывание текста документа, изготовленного традиционным способом,

· перепечатывание при необходимости отдельных листов или документа в целом.

Процедура издания документа предназначена для окончательного оформления документа и придания ему юридической силы. Типовая операционная технологическая схема процедуры включает:

· заключительное смысловое корректирование текста, уточнение содержания всех реквизитов, систематизация необходимых материалов для обоснования необходимости издания документа и его содержания, подбор инициативного документа и всех приложений,

· тщательное вычитывание текста, исправление грамматических, синтаксических и стилистических ошибок, проверка правильности написания фамилий, реальности указанных сроков исполнения и т.п.,

· итоговое внутреннее согласование документа (текущее согласование проводилось при составлении черновика документа),

· итоговое внешнее согласование документа,

· подписание документа полномочным руководителем учреждения,

· при необходимости - утверждение документа вышестоящим руководителем или учреждением.

В службе ДОУ и структурных подразделениях изданные документы проходят следующие стадии обработки:

· учет (регистрация) изданных отправляемых и внутренних документов, формирование справочно-информационного банка данных по документам,

· отправка исходящих документов, передача внутренних документов на рассмотрение и исполнение.

· учет (регистрация) изданных отправляемых и внутренних документов, формирование справочно-информационного банка данных по документам,

· отправка исходящих документов, передача внутренних документов на рассмотрение и исполнение.