Документация и документооборот банков

Совокупность документов, используемых банком для ведения бухгалтерского учета, контроля и составления отчетности называется банковской документацией.

Банковские документы для удобства изучения подразделяют на первичные, денежно-расчетные или бухгалтерские и кассовые, материалы учета и прочие документы.

Материалы учета – это документы, в которых отражаются операции. В ряде источников их еще называют регистрами учета, или формами учета.

К прочим документам относятся все отчетные материалы, документы по межбанковским расчетам и другие.

На основании бухгалтерских и кассовых документов банковские операции проводятся по бухгалтерскому учету и отражаются в материалах учета. В свою очередь бухгалтерские и кассовые документы могут составляться на основании первичных документов. Первичными документами являются счета, счета-фактуры, накладные, акты ввода в эксплуатацию основных средств, авансовые отчеты, табель учета рабочего времени и другие.

Расчетно-денежные документы в свою очередь подразделяются на внутрибанковские и клиентские.

Внутрибанковские документы – это такие документы, которые оформляются самими работниками банка и служат для отражения в учете операций внутрибанковского значения.

Внутрибанковские документы состоят из трех групп документов:

1. Приходные и расходные кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера).

2. Мемориальные документы по балансовым счетам и внебалансовым счетам (мемориальные ордера, платежные мемориальные ордера).

3. Другие документы (журналы, описи, реестры и др.)

Клиентские документы – это документы, поступающие от обслуживаемой банками клиентуры и оформляемые, как правило, самими физическими и юридическими лицами.

Клиентские документы делятся на две группы: расчетные (мемориальные) и кассовые документы.

К приходным кассовым клиентским документам относятся: объявление на взнос наличными (для юридических лиц) и приходный кассовый ордер (для физических лиц). Расходными кассовыми документами являются: денежный чек (для юридических лиц) и расходный кассовый ордер (для физических лиц).

Расчетные документы – это оформленные в письменном виде поручения, распоряжения по перечислению денежных средств в безналичном порядке на оплату товарно-материальных ценностей, оказанных услуг и погашения других обязательств. К расчетным документам, используемым на территории РФ и включенным в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93[1], относятся: платежное поручение, аккредитивы, чеки, платежные требования, инкассовые поручения.

В последнее время в экономической литературе появился новый термин – электронный документ. Это связано с крупно-масштабным внедрением в банковскую систему электронных расчетов и электронного документооборота. Электронные документы представляют собой совокупность данных, которые создаются, обрабатываются и хранятся в памяти компьютера и передаются по каналам связи. Электронные документы идентичны обычным банковским документам, используемым в соответствии с действующими нормативными актами, и являются основанием для осуществления банковских операций. Обязательным реквизитом электронных документов является электронная цифровая подпись, применение которой регламентировано законодательством.[2]

Непосредственно документооборот представляет собой движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам. Он дает возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль совершаемых операций.

Основными этапами документооборота являются:

1. Составление бухгалтерских и кассовых документов, в том числе на основании первичных документов, в процессе операционной работы.

2. Прием документов бухгалтерией к исполнению.

3. Проверка документов и отражение их в бухгалтерском учете.

4. Передача документов в архив.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленном порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете должны производиться в соответствии с утвержденным графиком документооборота.

Согласно п. 60 ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело[3]» под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

График документооборота утверждается каждым структурным подразделением кредитной организации исходя из специфики выполняемых операций и продолжительности операционного дня и оформляется в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением кредитной организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ, сроков передачи документов в архив.

График документооборота должен устанавливать в кредитной организации и ее структурных подразделениях рациональный документооборот, предусматривающий оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа и минимальный срок нахождения документа в подразделении и у каждого исполнителя.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в кредитной организации и ее подразделениях осуществляется главным бухгалтером.

Сформированные в установленном порядке и сброшюрованные бухгалтерские документы за рабочий день после составления ежедневного баланса и проведения проверки передаются на хранение в текущий архив, ответственность за ведение которого возлагается на конкретного сотрудника бухгалтерии. Доступ сотрудников к текущему архиву должен быть ограничен. Бухгалтерские документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке по дебету балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, в должностные обязанности которого входит формирование документов дня.

В архиве документы текущего года и предшествующего года хранятся отдельно. После сдачи годового отчета документы года, предшествующего отчетному, перемещаются в архив для хранения на общих основаниях.

Кассовые документы хранятся под ответственностью заведующего кассой (кассой дополнительного офиса, операционной кассой вне кассового узла) в порядке, предусмотренном Положением № 318-П. Формирование и брошюрование кассовых документов осуществляется одним из кассовых работников по поручению заведующего кассой. В кассовые документы дня помещаются все подлинные документы. Кассовые документы по иностранной валюте формируются отдельно. После сверки суммы кассовых документов с книгой учета денежной наличности и других ценностей надпись на лицевой стороне папки заверяется кассовым работником, сформировавшим ее, и заведующим кассой.

Порядок хранения документов постоянного пользования (юридические и кредитные дела, договоры, контракты, поручительства, гарантии и т.п.) определяется руководителем кредитной организации и главным бухгалтером, имея в виду обеспечение их сохранности.

В отдельные сшивы (папки) помещаются документы с различными сроками хранения: кассовые документы, документы по вкладам граждан, по операциям с иностранной валютой, по хозяйственным операциям, по операциям, совершенным с использованием банковских карт, другим операциям. Допускается брошюрование документов за 2-3 дня (при наличии малых объемов документооборота за 1 день).

Отдельные виды документов (счета, накладные) могут храниться не прошитыми, но помещенными в папки во избежание их утери или злоупотреблений. Несброшюрованные документы должны храниться в местах, обеспечивающих их сохранность и недоступность к ним посторонних лиц.

Кредитная организация и ее подразделения обязаны обеспечить сохранность бухгалтерских документов в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (Приложение 3). Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей кредитной организации (ее подразделений) и главного бухгалтера кредитной организации (ее подразделений), заведующих кассами (по кассовым документам).