Национальные особенности

При осуществлении перехода от бумажных носителей к электронным необходимо учитывать и специфику российского делопроизводства.

Во-первых, документооборот в России в большей части все еще остается бумажным, и даже при очень оптимистичном взгляде на перспективы развития компьютерных технологий работы с документами в нашей стране, скорее всего, он останется таковым еще много лет.

Во-вторых, внедрение любой новой технологии должно сохранять некоторую преемственность со сложившимися методиками. Более того, было бы глупо отказываться от имеющихся рациональных методов и не использовать их, исходя из новых предоставляющихся возможностей.

В-третьих, необходимо учитывать финансовые возможности организаций малого и среднего бизнеса в России.

Дополнительное различие между продуктами и технологиями авто матиза ц ии на Западе и в России состоит в том, что решения для российских предприятий должны в гораздо большей мере учитывать наличие бумажных документов в делопроизводстве и предлагать менее жесткую схему автоматизации деловых процедур.

Различия в схемах документооборота

Если говорить о разнице в подходах к ведению делопроизводства, то российская система характеризуется прежде всего строгой вертикальной направленностью. Все документы, поступающие в организацию, после регистрации направляются на рассмотрение к руководителю. После рассмотрения документа руководитель накладывает резолюцию, в которой указывает ответственного исполнителя.

Словарь кадрового делопроизводства. Резолюция (от лат. resolution - разрешение) - надпись на служебном документе, содержащая указание, рекомендацию, сделанная должностным лицом и предписывающая образ действий, которого должны придерживаться исполнители в соответствии с указанием этого лица.

Далее документ попадает к ответственному исполнителю, который либо исполняет документ, либо направляет его на исполнение своим подчиненным, и таким образом документ, обрастая резолюциями, двигается вглубь к основанию иерархии. После того как документ исполняется, он совершает обратный путь снизу на самый верх, где и докладывается о его исполнении.

Западное же делопроизводство тяготеет к горизонтальной схеме. Поступающие в учреждение документы сразу направляются исполнителям без доклада "наверх".

Все многообразие документов, обращающихся в сфере кадрового делопроизводства иностранной компании, можно укрупненно разделить на две группы:

- обязательные (те документы, наличие которых в компании, ее филиалах и представительствах на территории РФ обязательно, а отсутствие является нарушением трудового законодательства, которое влечет наложение штрафа со стороны трудовой инспекции;

- факультативные (наличие таких документов в организации не обязательно, однако их применение способствует урегулированию важнейших вопросов трудовых отношений, связанных с оплатой труда, премированием, коммерческой тайной).