Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:
1. Предпроектное обследование.
2. Выбор формы Табеля.
3. Формирование структуры Табеля.
4. Отбор форм документов для включения в Табель.
Основные задачи предпроектного обследования:
определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности учреждения;
формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;
выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля;
определение массива документов для включения в Табель.
В ходе предпроектного обследования документации организации изучаются:
документы, составляющие правовую базу деятельности организации: законодательные и нормативные правовые акты высших и центральных органов государственной власти и управления, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности организации, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность организации;
|
|
организационно-правовая документация организации: устав или положение об организации, положения о подразделениях, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных (совещательных) органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;
распорядительная документация организации: приказы, указания, распоряжения руководства, решения коллегиальных (совещательных) органов по основной деятельности организации;
комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности организации и определяющих состав и технологию обработки документов организации: инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации и др.;
документация организации как минимум за три последних года ее деятельности.
В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Выявление форм документов проводится в каждом структурном подразделении организации по каждому функциональному виду деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в Карте документа, в которую вносятся следующие сведения:
полное наименование формы документа, включая заголовок к тексту документа, если он имеется;
функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ (например, для штатного расписания организации: функция - организация системы, задача - регламентация численного и должностного состава);
|
|
сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).
Карты документов, заполненные в процессе обследования документации организации, представляют собой основной рабочий массив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.
Одновременно с заполнением Карт документов отбираются эталонные образцы каждой формы документа. Образцы форм документов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа. В любом случае массив отобранных форм документов в дальнейшем используется для формирования Альбома форм документов.
Табель форм документов составляется в табличной форме и содержит графы, в которые вносятся сведения, характеризующие форму документа по различным параметрам: наименование формы документа, код формы по ОКУД, правовое основание применения формы документа и др.
Выбор конкретной формы Табеля зависит от задач, стоящих перед разработчиками Табеля. Если задача Табеля - оптимизировать состав форм документов, применяемых в организации, он может включать только графы, содержащие сведения о наименовании формы, периодичности создания документа, правовых основаниях и подразделении, ответственном за подготовку документа. Если в задачи Табеля входит оптимизация процедуры подготовки документов организации, названные выше графы должны быть дополнены сведениями об основных этапах оформления документа. Если разработка Табеля преследует более широкие цели - регламентацию процедур подготовки и обработки документов и в целом - документооборота организации, - Табель должен содержать сведения о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необходимости и указывать тираж документов.