Организация рационального движения

Документов внутри организации

В настоящее время в связи с почти повсеместной ликвидацией внутренней курьерской связи документы передаются из одного под­разделения в другое секретарями руководителей, реже - через служ­бу документационного обеспечения (канцелярию) или самими со­трудниками, но с обязательной передачей в службу документацион­ного обеспечения сведений о местонахождении документа. В обоих случаях в информационно-поисковую систему (регистрационную форму или автоматизированную базу данных) должны быть внесены изменения с указанием даты их внесения.

В целях оптимизации документопотоков целесообразно также установить единый порядок передачи документов для обработки - через лицо, ответственное задокументационное обеспечение в струк­турном подразделении.

Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром до­кумента следует поручать специально выделенному сотруднику, а если это не представляется возможным — составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Этот график может быть принят руководителем службы документацион­ного обеспечения по согласованию с руководителем организации как типовой.

Такой же типовой график может быть разработан для ознаком­ления с текущей информацией вместо подготовки и распростране­ния в организации различного рода типовых приглашений на собра­ния, заседания и другие мероприятия.

Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, под­писания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления докумен­тов должны быть закреплены в табеле, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служ­ба документационного обеспечения только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления.

Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообраз­на разработка технологических инструкций (схем), в которых в на­глядной графической форме определена последовательность подго­товки проектов наиболее распространенных документов, их согласо­вания, подписания и утверждения. На схемах могут указываться аль­тернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приема по данному вопросу.

Обработка исполненных и отправляемых