Документов

Этот этап также предпочтительнее централизовать в единой экс­педиции организации.

Для отправки должны приниматься только полностью оформ­ленные, подписанные и зарегистрированные документы в количест­ве экземпляров, обеспечивающих подшивку обязательного экземп­ляра в дело и отправку по всем указанным адресам рассылки.

При сдаче документа на отправление или исполненного доку­мента исполнитель обязан указать, в какое дело согласно номенкла­туре дел он должен быть помещен.

При приеме на отправку документа-ответа должно быть прове­рено возвращение для подшивки в дело вместе с копией инициатив­ного документа.

Недооформленные, неправильно оформленные и некомплект­ные документы службой документационного обеспечения должны быть возвращены исполнителю. Срок исполнения должен быть про­длен на время доработки документа и отражать окончательную пере­дачу документа на отправление для экспедиционной обработки.

Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствии с дейст­вующими почтовыми правилами и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

Отправка документов на машинных носителях, посылок и бан­деролей должна производиться в упаковке, соответствующей тех­ническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов дол­жен нести создатель документа совместно со службой документа­ционного обеспечения. Обязательная сопроводительная докумен­тация к документам на машинных носителях, посылкам и банде­ролям проходит экспедиционную обработку на общих осно­ваниях.