Пример текста письма-требования

Просим Вас в срок до 01.07.2005 погасить задолженность в размере 20 000 000 (двадцать миллионов) руб. по договору от 21.05 2005 № 54.

В случае неоплаты полученной Вами продукции до указанного срока мы будем вынуждены обратиться с иском в суд.

Письмо-ответ (разрешение, запрещение)

Письмо-ответ — это чаще всего реакция адресата на полученное им инициативное письмо, поэтому содержание такого документа уже предопределено. Автору письма-ответа остается только изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы и т.п. Ответ всегда должен быть конкретным и четким — не следует использовать расплывчатые формулировки, которые могут вызвать новые инициативные письма.

Письма-ответы, содержащие отказ, должны быть хорошо аргументированы. Не рекомендуется начинать текст с формулировки самого отказа, сначала лучше изложить его причины. В подобных письмах можно использовать следующие формулировки: «Наша организация не предполагает (не планирует, не считает возможным и т.п.)...», «К сожалению, мы не можем обеспечить...», «Заводу не требуется...» и т.д. Если отказ вызван временными причинами, то можно упомянуть в письме об этом и предложить адресату вернуться к указанному вопросу позднее. В случае, когда решение не принято из-за недостаточной информации, вполне уместна просьба сообщить дополнительные данные, основываясь на которых можно будет еще раз рассмотреть вопрос.

Не забывайте заполнять в письмах-ответах реквизит «Ссылка на индекс и дату входящего документа», расположенный на бланке письма под реквизитами «Дата документа» и «Индекс документа».

Тексты писем-ответов

Пример 1

Ваша просьба о предоставлении скидок на размещение рекламы в нашем издании рассмотрена. Сообщаем, что по решению Совета директоров скидки на размещение рекламы предоставляются только образовательным и лечебным организациям.

На основании вышеизложенного вынуждены Вашу просьбу отклонить.

Пример 2

К сожалению, интересующая Вас модель мобильного телефона Siетепs S35i Ро1аr Silver в данный момент на складе отсутствует. Следующая партия мобильных телефонов, в состав которой входит и указанная модель, будет завезена нами в начале сентября.

Будем рады помочь Вам.