К-ль за уч расчетов с подотчетными лицами

Основными задачами контроля расчетов с подотчетными лицами являются:

− установление правильного и целевого исп-ния подотчетных сумм;

− выявление незаконных и нецелесообразных с хоз-ной т. зрения расх-в;

− соблюдение устан-ого порядка возмещения командировочных расходов.

Источниками проверки являются: приказы и распоряжения по организации, авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами об использовании подотчетных сумм, отчеты кассира, Главная книга.

Последовательность ревизия расчетов с подотчетными лицами:

1. Проверяют правильность выдачи денег под отчет.

2. Проверяют законность и целесообразность расходования подотчетных сумм.

3. Проверяют правильность оформления авансовых отчетов и приложенных к ним документов и своевременность представления их в бухгалтерию организации.

4. Проверяют состояние учета расчетов с подотчетными лицами.

5. Выявляют остатки неиспользованных авансов на момент проведения ревизии.

Заканчивается ревизия подотчетных сумм выявлением остатков неиспользованных авансов на момент ее проведения, установлением их реальности и возможности своевременно возвратить в кассу организации или использовать их по назначению.

^{Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам учреждения из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.}

^{Наиболее существенной частью подотчетных сумм являются расходы по командировкам.}

^{Расходы по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учетом установленных ограничений на пользование соответствующим транспортом).}

^{Руководители организаций могут разрешить в порядке исключения производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм. Для выплаты суточных в повышенном размере необходимо использовать дополнительные источники финансирования, например средства, полученные от предпринимательской деятельности. Размер суточных необходимо закрепить в коллективном договоре или локальном акте.}

^{Следует при этом иметь в виду, что командировочные расходы, выплачиваемые сверх установленных норм, в соответствии с решением Высшего Арбитражного Суда РФ от 26 января 2005 г. N 16141/04, отменившим Письмо от 17 февраля 2004 г. N 04-2-06/127 "О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками", не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц.}

^{Учет расчетов с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам осуществляется на счете 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами".}

^{Расчеты с подотчетными лицами нередко являются основными наличными расчетами в бюджетном учреждении, производящем все иные платежи в безналичном порядке.}

^{нормативными документами:}

^{- Порядком ведения кассовых операций в РФ,}

^{- Положением об организации наличного денежного обращения,}

^{- Положением об особенностях направления работников в служебные командировки,}

^{- Порядком и формами учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы,}

^{Командировочные расходы:}

^{- расходы по проезду к месту служеб командир и обратно, оплата сборов;}

^{- возмещение суточных в командировке;}

^{- оплата найма жилого помещения в период нахождения в командировке;}

^{- расходы на оформление загранпаспорта, мед страховки, иные сборы.}

^{Хозяйственно-административные расходы:}

^{- расходы на приобретение материальных ценностей;}

^{- почтовые и канцелярские расходы;}

^{- затраты на приобретение ГСМ для служебного транспорта учреждения;}

^{- оплата Раб и У в пределах предельного лимита расчета наличными.}

^{Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет. В противном случае работники не получают следующий аванс на расходы. Список таких лиц устанавливается распоряжением руководителя бюджетного учреждения. Практика проверок показывает, что работники не спешат отчитываться по авансам, а учреждение не торопится принимать меры по возврату не использованных работниками сумм. Это может привести к тому, что налоговики включат неиспользуемые и невозвращенные суммы в облагаемый НДФЛ доход недобросовестного работника, а учреждение получит замечание по нарушению порядка ведения кассовых операций.}

^{порядок осуществления расчетов с подотчетными лицами в безналичном порядке пока не урегулирован.}

Выдана авансом зп Д 20611560 к 20134610

Начислена зп д 40120211 к 30211730

Зачтен аванс д 30211830 к 20611660

Начислен аванс на проезд Д 20622560 к 20822660

Нач аванс на гостиницу д 20626560 к 20826660

Нач суточные Д 20612560 к 20812660

трансп Д 20622560 к 20812660

Выдали из кассы Д 20822560 к 20134610

Учтен авансовый отчет д 40120222(трансп) к 20622660

д40120 226(прожив в гостинице) к 20622660

???

Выданы под отчет суточные:

Д 1 208 11 560 Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по з/п

К 1 201 34 610 Выбытие из кассы

Выдан под отчет аванс на проживание:

1 208 26 560 Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих услуг

1 201 34 610 Выбытие из кассы

Выдано под отчет на проезд к месту командирования и обратно:

1 208 22 560 по оплате транспортных услуг

1 201 34 610 Выбытие из кассы

Выдано под отчет на приобретение основных средств:

1 208 31 560 Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению основных средств

1 201 34 610 Выбытие из кассы

Списаны расходы по оплате суточных:

1 401 20 212 Расходы по прочим выплатам

1 208 11 660 Уменьшение дебиторской задолженности по оплате труда

Внесен в кассу остаток неизрасходованного аванса:

1 201 34 510 Поступления в кассу

1 208 26 660 Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих услуг

^{15. Контроль за учетом расчетов по недостачам}

^{Материальная ответственность работников за ущерб, причиненный организации, предусматривается Трудовым кодексом РФ.}

^{Различают полную и ограниченную материальную ответственность.}

^{Полная ответственность возникает при заключении договора о полной материальной ответственности между организацией и работником, отвечающим за сохранность соответствующего имущества (состоящим в штате организации, совместителем, временным сезонным рабочим). Договор заключается в двух экземплярах, один из которых хранится у организации, а второй - у работника.}

^{Полная материальная ответственность возникает при получении работником какого-либо имущества по разовой доверенности или другим разовым документам под отчет в случае, когда ущерб причинен недостачей, умышленным уничтожением или порчей какого-либо имущества либо когда ущерб причинен в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсичного опьянения или он явился следствием преступных действий работника, установленных приговором суда.}

^{Материалы по недостачам, порче и уничтожению имущества передают в следственные органы в течение пяти дней после их выявления, а на сумму недостач и потерь предъявляют гражданский иск.}

^{При определении размера ущерба, причиненного недостачами и хищениями, следует исходить из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов.}

^{Учет расчетов по суммам выявленных недостач и хищений денежных средств и ценностей, сумм потерь от порчи материальных ценностей и других сумм, подлежащих удержанию и списанию в установленном порядке, осуществляют на счете 020900000 "Расчеты по недостачам".}

^{На суммы выявленных недостач, хищений, потерь и др. по рыночной стоимости дебетуют соответствующие счета аналитического учета счета 020900000 "Расчеты по недостачам" (020901560-020905560) и кредитуют счет 040101172 "Доходы от реализации активов".}

^{Суммы, поступившие в возмещение причиненного учреждению ущерба, учитываются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020900000 "Расчеты по недостачам" (020901660-020905660) и дебету счетов 020101510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета", 020104510 "Поступления в кассу" соответствующих счетов аналитического учета счета 021002400 "Расчеты с органами, организующими исполнение бюджетов по поступлениям в бюджет от реализации нефинансовых активов" (021002410-021002440, 021002130, 021002620).}

^{Суммы недостач, списанные с баланса в связи с неустановлением виновных лиц, отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020900000 "Расчеты по недостачам" (020901660-020905660) и дебету счета 040101172 "Доходы от реализации активов".}

^{Аналитический учет по счету 020900000 ведется в карточке учета средств и расчетов по каждому виновному лицу с указанием фамилии, имени и отчества, должности, даты возникновения задолженности и суммы недостачи.}

^{Следует учитывать, что удержать весь средний месячный заработок работника нельзя, так как ст. 138 ТК РФ установлено ограничение размера удержаний из заработной платы.}

^{Размер удержаний должен исчисляться из суммы заработной платы и иных вознаграждений, оставшейся после удержания налогов. Для взыскания с виновного работника ущерба, не превышающего суммы среднего месячного заработка, достаточно распоряжения работодателя, которое должно быть издано не позднее месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного ущерба (ст. 248 ТК РФ). Если месячный срок истек, или работник не желает добровольно гасить сумму причиненного им ущерба, или сумма ущерба превышает средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только через суд}