Общий вид и состав реквизитов

ТЕМА 4. ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1. Общий вид и состав реквизитов

2. Требования к оформлению реквизитов документа

Технические требования к изготовлению, учету и использованию гербовых бланков и документов

Общий вид и состав реквизитов

Реквизит документа -обязательный информационный элемент оформления служебного документа, выполняющий определенную функцию и расположенный в определенном месте документа.

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных определенным образом.

Формуляр-образец документа: модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты

Состав реквизитов ОРД, требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов на стандартном листе бумаге установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (постановление Госстандарта России от 03 марта 2003 г. № 65-ст.). Требования стандарта являются рекомендуемыми, однако их следует придерживаться в целях повышения эффективности работы организации.

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Подготовка документа включает: 1) составление текста; 2) оформление документа. Реквизиты, как правило, пишутся на лицевой стороне бумаги, особенно для документов длительного срока хранения. Допускается использование оборотной стороны листа, как для текста документа, так и для отдельных реквизитов: визы согласования, отметки об исполнителе. Правильное оформление реквизитов связано с приданием документам юридической силы.

Реквизиты документов располагаются на стандартных листах бумаги формата А4 двумя способами: угловым и продольным.