Документація та оперативний облік надходження, відпуску та витрачання запасів

Запаси зі складу передаються до структурних підрозділів для їх використання в основній діяльності, на господарські потреби, потреби будівництва, а також відпускаються для реалізації. Відпуск запасів здійснюється комірником виключно посадовим особам, які відповідно до затвердженого наказом керівника установи переліку мають право на отримання матеріальних цінностей. Перелік зазначених матеріально відповідальних осіб та зразки їхніх підписів передаються для роботи до складу. Оформлення відпуску запасів зі складу супроводжується виписуванням відповідних документів, при цьому з огляду на різнорідність номенклатури запасів бюджетних установ склад документів, запропонований Інструкцією про складання типових форм обліку і списання запасів бюджетних установ, також неоднорід­ний. Зокрема, видача запасів зі складу оформлюється:накладною (вимогою) (ф. № З-3), яка являє собою уніфіковану форму для звичайного та понадлімітного відпуску запасів зі складу, оформлення надходження на склад та внутрішнього переміщення. Зазначений документ складається у двох примірниках у бухгалтерії для отримання матеріальних цінностей зі складу та обліку їх за місцем використання і затверджується керівни­ком установи;меню-вимогою на видачу продуктів (ф. № З-4, № З-4а), яка застосовується для відпуску однойменного виду запасів зі складу (комори) до харчоблоку. Цей документ складається щоденно на підставі норм розкладу продуктів харчування та оперативних даних щодо кількості осіб, які одержують харчування;забірною карткою (ф. № З-5), яка призначена для оформлення систематичного відпуску матеріальних запасів протягом місяця та контролю за дотриманням установлених лімітів. Зазначений первинний документ виписується у двох примірниках (для складу й отримувача) для кожного конкретного одержувача на кілька найменувань запасів, що належать до одного й того самого коду економічної класифікації видатків. Картка має обмежений час використання: 15 днів — у разі щоденного відпуску, місяць — періодичного. Факт відпуску запасів зі складу підтверджується підписами одержувачів та матеріально відповідальних осіб, що здійснюють відпуск матеріальних цінностей.

Запаси з балансу установи списуються на підставі Акта списання (ф. № З-2), який складає комісія зі списання товарно-матеріальних цінностей, утворена наказом керівника установи. Акт складається у двох примірниках і затверджується керівником, а далі передається матеріально відповідальній особі та до бухгалтерії. Ремонтно-буді­вельні матеріали списуються відповідно до актів про їх витрачання з урахуванням норм витрат та здійснених обсягів робіт. Залишки зазначених матеріалів повертаються на склад і оприбутковуються там у встановленому порядку. Списання паливно-мастильних матеріалів здійснюється на підставі шляхових листків (типові форми № 2, 3) за фактичними витратами пального, але не більш за установлені норми витрат щодо кожної окремої марки автотранспорту. Первинна документація з надходження і вибуття запасів, оформлена у встановленому порядку, передається у визначені графіком документообігу терміни разом із супроводжувальними, транспортними документами та реєстром документів до бухгалтерії для відображення даних у системі аналітичного й синтетичного обліку.