Способы исправления ошибок

Учетной практикой выработан ряд правил, как вести записи в учетных регистрах:

· записи должны производиться исключительно на основании оформленных, проверенных и размеченных документов;

· по массовым документам хозяйственные операции до записи их в журналы-ордера предварительно группируются (накапливаются) в различных ведомостях;

· по окончании записи на каждом документе, во избежание повторного его использования, делается отметка путем проставления номера журнала-ордера (ведомости, карточки и т.п.), в котором документ отражен;

· записи в учетные регистры необходимо производить своевременно (ежедневно или в другие установленные сроки).

Периодически, обычно в конце месяца, в учетных регистрах подсчитываются итоги оборотов за месяц и выводятся остатки по счетам.

Одной из задач подсчета итогов и сводки счетных записей является проверка их правильности путем:

· проверки сумм итоговых граф по горизонтали и вертикали в шахматных таблицах – они должны совпадать;

· проведения контрольной проверки соответствующих итогов непосредственно по документам, приложенным к журналу-ордеру или ведомости;

· сверки итоговых сумм взаимосвязанных журналов-ордеров или ведомостей;

· взаимосверки данных синтетического и аналитического учета и другие.

При обнаружении ошибок следует отыскать тот регистр, страницу, сумму, в которых допущена ошибка. Умение быстро найти ошибку имеет большое практическое значение. После того, как ошибки найдены, производится их исправление. При этом используют три способа:

· корректурный,

· красного сторно (красными чернилами),

· способ дополнительной записи (обычными чернилами).

Первый способ используется, если ошибка в учетном регистре обнаружена до проставления в нем итогов. Исправление производится путем зачеркивания неправильных и надписывания правильных записей с оговоркой. Зачеркивание ошибочной записи делается так, чтобы можно было зачеркнутое прочесть. Сделанное исправление оговаривается и подписывается лицом, ответственным за данный участок работы.

Сторнировочные записи, или, как их называют иначе, метод отрицательных чисел, применяются, когда необходимо исправить не только сумму, но и корреспонденцию счетов.

Сущность метода "красное сторно", заключается в том, что ошибочная корреспонденция сторнируется, т.е. снимается, как бы уничтожается красной записью, и вместо нее делается правильная обычная запись.

В тех случаях, когда сторнируется не ошибочная, а просто излишняя запись (несостоявшаяся операция, ошибочно проведенная два раза сумма и т.п.), исправление ограничивается одной только красной записью, которой и аннулируется ненужная запись.

При подсчете итогов все суммы красных записей не только не прибавляются к суммам обычных записей, а, наоборот, как отрицательные числа, вычитаются (исключаются) из них. Этим и достигается основная цель "красного сторно" – аннулировать неправильную запись.

Дополнительные записи применяются в тех случаях, когда в корреспонденции счетов сумма указана меньше, чем она должна быть. В этом случае на сумму ошибки составляется дополнительная корреспонденция счетов, и в ней указывается, в дополнение какой корреспонденции она составлена.