2015-07-14
1000
Документы, входящие в состав документационных систем, подразделяются на виды и разновидности.
Под видом понимается группа документов одинакового наименования. Например, виды документов – отчёт, протокол, план, разновидность последнего – текущий, перспективный план.
Документы классифицируются по определённым основаниям.
  | служебные письма приказы | ||
| 1 По наименованию |     | протоколы акты | |
| докладные записки договоры и т.д. | |||
| 2 По месту составления |  | внутренние внешние |
Внутренние документы составляются работниками данного предприятия, а внешние поступают из других предприятий, организаций и от частных лиц.
| 3 По содержанию |   | простые сложные |
Простые документы посвящены одному вопросу, а сложные охватывают несколько вопросов.
| 4 По форме |    | индивидуальные трафаретные типовые |
Содержание каждого индивидуального документа имеет свои особенности (например, докладная записка), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, типовые создаются для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах.
| 5 По срокам исполнения |   | срочные несрочные |
Срочные требуют исполнения в определённый срок, несрочные не имеют установленного срока.
| 6 По происхождению |   | служебные личные |
Служебные документы затрагивают интересы предприятия, организации, а личные касаются конкретного лица и являются именными.
| 7 По виду оформления |  | подлинные копии выписки дубликаты |
| 8 По средствам фиксации |  | письменные графические фотодокументы т.д. |
Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой "копия"), засвидетельственное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставится подпись руководителя и печать.
Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой "дубликат"), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.
