Организация выполнения складских операций

Работой склада руководит его заведующий. Кладовщики и заведующий складом являются материально-ответственными лицами. При приемке материальных ценностей кладовщик проверяет количество поступившего материала. Качественную приемку производят работники ОТК. На принятые материалы составляется приемный акт. В случае забраковывания материала составляется оперативно-технический акт, служащий основанием для предъявления поставщику рекламаций.

Контролирует и анализирует работу всех заводских и цеховых складов бухгалтерия по приходно-расходным документам и учетным картам с учетом установленных норм потерь путем сопоставления фактических и документальных остатков материальных ценностей [5].

Общая совокупность выполняемых на складах предприятий операций делится на две составляющие:

1) технологическую – операции приемки, хранения и отпуска материальных ресурсов;

2) управленческую – операции учета, контроля и анализа работы складов.

Приемка материальных ресурсов на склад предполагает их количественную и качественную проверку. В большинстве случаев в приемке совместно участвуют работники складов и специалисты тех подразделений, которым предстоит работать с принимаемыми ценностями (например, в приемке оборудования принимают участие работники ОГМ, в приемке основных материалов для производства продукции – работники ОТК и т. д.). Поступающие на склады материальные ценности сопровождаются соответствующими документами (накладными, счет-фактурами, спецификациями). В ходе приемки осуществляется проверка того, насколько количество и качество поступающих материальных ценностей соответствует сопровождающим их документам. Материалы, поступившие без накладных или актов ОТК о приемке, хранятся отдельно до их оформления. На принятые материалы составляются приемочные акты или ордера. На забракованные материальные ценности составляются оперативно-технические акты, служащие в дальнейшем основанием для предъявления претензий поставщикам. Непринятые материалы принимаются цехами предприятия на ответственное хранение до получения указаний от поставщика об их дальнейшем использовании. В случае функционирования на предприятии системы АСУП, приемка материальных ценностей на складе сопровождается оформлением и передачей в вычислительный центр специализированной сводки о поступлении ценностей [17].

Хранение материальных ресурсов на складах предприятий осуществляется двумя основными способами: в штабелях или в специальных стеллажах. Выбор того или иного способа хранения определяется следующими основными факторами [5]:

– тип хранимых материальных ценностей, их габариты и относительная стоимость;

– способ обеспечения производственных подразделений данным видом ресурсов;

– необходимость создания условий, обеспечивающих качественную и количественную сохранность хранимых ресурсов;

– обеспечение условий для удобного выполнения приемочных и отпускных операций;

– обеспечение условий для контроля и учета движения ресурсов соответствующего вида.

Как правило, в штабелях хранятся первичное сырье и материалы, а в стеллажах – такие виды ресурсов, как инструменты, технологическая оснастка, комплектующие детали, запасные части для ремонта оборудования и т. п.

Отпуск материалов со складов цехам предприятия осуществляется в пределах установленного ежемесячного лимита по соответствующим лимитным документам. Когда лимит полностью используется, дальнейший отпуск материалов по лимитным картам прекращается и цеха-потребители могут получать необходимые материалы лишь по индивидуальным письменным требованиям, утвержденным руководством предприятия [38].

Организация отпуска материальных ценностей со складов может иметь две формы: пассивную или активную. При пассивной системе потребители получают на складах товарно-материальные ценности по материальным требованиям или лимитным картам и своими средствами транспорта доставляют их в цех. Обычно такая система применяется в единичном и мелкосерийном производстве при нестабильной и постоянно меняющейся потребности цехов в материальных ресурсах.

Активная форма отпуска материалов применяется в условиях серийного и массового производства и предполагает доставку материальных ресурсов в цеха по заранее установленному графику собственным транспортом склада. При данной форме отпуска на складах также осуществляется специальная подготовка материальных ресурсов перед подачей их в цех. В ходе такой подготовки может выполняться первичный раскрой материалов, их фасовка и комплектование в специальные наборы, которые могут сразу же подаваться на рабочие места в цехе [29].

Выполнение предварительной подготовки материалов на складах позволяет увеличить ритмичность основного производства, минимизировать затраты по транспортировке материалов в цеха и повысить эффективность конечного производственного использования материальных ресурсов.

Учет материальных ресурсов на складах призван отражать наличие этих ресурсов, а также динамику их движения (прихода и расхода) [38]. Выполнение такого учета может выполняться двумя основными способами:

1) документированным;

2) автоматизированным.

Документированный учет материалов обычно ведется в специализированных карточках складского учета, открываемых для каждого вида материалов. В таких карточках отражаются установленные величины минимального, максимального и страхового запасов, текущие уровни запасов, а также факты поступления и расхода материалов.

После оформления каждой произведенной операции по приходу и расходу материальных ценностей в карточке складского учета выводится новый остаток. Остатки, числящиеся по учетным карточкам, сверяются с нормами запаса. О результатах такой сверки периодически ставятся в известность ОМТС, инструментальные отделы и другие снабженческие службы предприятия.

Автоматизированный учет материальных ресурсов осуществляется аналогичным образом, однако при его использовании оформление бумажных документов заменяется ведением электронных записей в специализированных регистрах и базах данных.

Функция контроля складских запасов на промышленных предприятиях традиционно выполняется бухгалтерией. Выполнение контрольных операций сводится к наблюдению за динамикой остатков материалов на складе и взаимному сопоставлению трех базовых параметров:

1) данных учетных карточек о наличных объемах запасов материальных ресурсов на складе;

2) данных приходных документов и лимитно-заборных карт цехов;

3) отчетных данных о результатах проводимых инвентаризаций складских запасов [7].

В ходе такого сопоставления проверяется правильность учета операций по движению материалов на складе, а также устанавливаются размеры и причины возникающих складских потерь.

Анализ работы складов обычно выполняется по двум направлениям:

1) оценка показателей эффективности работы склада;

2) анализ результатов контрольных операций.

При анализе работы складского хозяйства определяют следующие технико-экономические показатели: грузооборот склада, удельный вес складских расходов в себестоимости продукции, себестоимости складского хранения 1 т груза, коэффициент использования площади склада, коэффициент оснащенности склада средствами механизации и др.

Базовыми показателями, характеризующими эффективность работы складов, традиционно выступают [11, с.247]:

– складской грузооборот – общий объем грузов, проходящих через склад за определенный промежуток времени;

– оборачиваемость складских запасов (Оз) – показатель, характеризующий скорость движения складских запасов материальных ресурсов, и рассчитываемый по формуле 1.1:

, (1.1)

где Q _общ – общий складской грузооборот за рассматриваемый период;

Q _ср – средний остаток материальных ресурсов на складе в рассматриваемом периоде;

– коэффициенты использования складских площадей и кубатуры складских помещений;

– общие и удельные затраты, связанные с хранением материальных ресурсов на складе;

– величина складских потерь материальных ресурсов за установленный промежуток времени.

При анализе состояния складского хозяйства рекомендуется [14]:

– выяснить соответствие типа складских помещений роду хранимых материальных ценностей;

– оценить рациональность размещения складов на территории предприятия;

– проанализировать рациональность использования складских помещений;

– оценить прогрессивность оборудования складских помещений и организации его ремонта;

– выявить недостатки в организации тарного хозяйства;

– проверить правильность установленных размеров страховых запасов, точек заказа и максимальных запасов;

– оценить качество подготовки материальных ресурсов к выдаче в производство;

– выявить случаи сверхлимитной выдачи материалов и полуфабрикатов;

– проанализировать причины несвоевременной выдачи материалов из заводских складов в цеховые, а из цеховых — на производственные участки;

– определить размеры и причины потерь материалов на складах;

– изучить состояние учета, планирования и управления складским хозяйством.