Движение документов с момента их составления или получения от других предприятий до момента передачи в архив называют документооборотом

Поступившие в бухгалтерию документы проверяются в обязательном порядке:

1) внешняя (или техническая) проверка - включает в себя проверку формы документа, чистоту, полноту и правильность заполнения всех реквизитов;

2) проверка законности хозяйственных операций, т.е. соответствие законодательству Республики Беларусь;

3) арифметическая проверка (проводится таксировка, т.е. перемножение количества на цену и подсчет итогов).

В сложных, спорных вопросах документ принимается к исполнению только при наличии письменного распоряжения руководителя предприятия, который затем несет всю ответственность за совершение хозяйственной операции.

После проверки документов бухгалтером производится учетная (бухгалтерская) обработка первичных документов, состоящая из расценки или таксировки; группировки; контировки (разноски по счетам).

Расценка, или таксировка, документа, когда путем перемножения количества материальных ценностей на соответствующие их цены устанавливается величина стоимости хозяйственных средств.

Обработанные документы группируют по месяцам года, по объектам учета (кассовые, материальные документы и т.д.).

Контировка документов означает составление бухгалтерских проводок, которые записываются в регистры синтетического и аналитического учета.

В крупных организациях составляется график документооборота.

До окончания отчетного года все документы хранятся в бухгалтерии. По окончании года первичные документы переплетаются в специальные книги и из текущего архива бухгалтерии передаются в архив предприятия для обеспечения сохранности документации и ограничения доступа к документам.

Для всех видов документов установлены сроки хранения в архиве организации, по истечении которых более важные документы передаются для хранения в государственный архив или вышестоящую организацию, а остальные списываются и утилизируются.

Ответственность за организацию документооборота несет главный бухгалтер. Изъятие документов может быть по письменным запросам судебно-следственных органов с оставлением копии документов.

Для ускорения документооборота применяются средства вычислительной техники (выписка и обработка документов); унификация и стандартизация документов (применение единых типовых форм).

Инвентаризация хозяйственных средств организации

Инвентаризация и ее виды

Инвентаризация является одним из элементов метода бухгалтерского учета.

Документация хозяйственных операций, система двойной записи на счетах бухгалтерского учета не могут абсолютно точно обеспечить отражение в учете состояния и изменения стоимости хозяйственных средств.

Существуют хозяйственные процессы, которые не поддаются повседневной регистрации и документированию в момент их совершения, в частности: это потери при транспортировке, хранении, реализации, отпуске на производство; неточности при приемке и отпуске материальных ценностей; ошибки в учете и другие.

Такие расхождения с данными документированного учета можно установить только с помощью инвентаризации.

Инвентаризация – это проверка фактического наличия хозяйственных средств и ценностей, и сверка их с данными в бухгалтерском учете.

Инвентаризация является важнейшим способом контроля за сохранностью хозяйственных средств.

В зависимости от полноты охвата проверяемых хозяйственных средств инвентаризация может быть полной или частичной.

Полная инвентаризация охватывает все виды хозяйственных средств и их источников и проводится в обязательном порядке один раз в год с тем, чтобы обеспечить полноту отражения всех хозяйственных средств в годовом отчете.

Частичные инвентаризации охватывают один или несколько видов средств, один или несколько мест (складов) хранения средств.

В зависимости от степени проверки материально-ответственного лица инвентаризация бывает сплошная или выборочная.

Сплошная инвентаризация охватывает проверку всего имущества материально-ответственного лица, при выборочной – проверяют только некоторые ценности.

По характеру проведения инвентаризации могут быть плановые (перед составлением годового отчета) и внеплановые, проводимые по распоряжению руководителя организации, собственника предприятия; необходимые (при смене материально-ответственного лица), повторные и т.п.

В зависимости от проверяющего органа: ведомственная или вневедомственная, проводимая по распоряжению вышестоящих органов государственного контроля.

Вопросы инвентаризации имущества и обязательств регулируются Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности».

Инвентаризация проводится обязательно:

· при смене материально-ответственного лица (отпуск или увольнение);

· при передаче имущества организации в аренду;

· перед составлением годового отчета (обычно на 1 ноября);

· при установлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей;

· после стихийных бедствий (пожаров, наводнений, ураганов и др.)

Порядок проведения и оформления результатов инвентаризаций

Установлен определенный порядок проведения инвентаризации и оформления результатов инвентаризации. Приказом руководителя предприятия создается инвентаризационная комиссия (не менее 3 человек с обязательным участием бухгалтера), определяется место инвентаризации и сроки ее проведения. Инвентаризация проводится по каждому месту хранения в присутствии материально ответственного лица.

Все материальные ценности пересчитываются, перемериваются, взвешиваются (в зависимости от физического состояния средств), и записываются в Инвентаризационную опись по наименованиям, видам, сортам, номенклатурным номерам, в натуральном (количественном) измерении.

Хотя материально ответственное лицо является членом комиссии, но заполнять инвентаризационную опись ему запрещено. Материально ответственное лицо дает первоначальную расписку о том, что все документы им сданы в бухгалтерию, и расписку после инвентаризации о том, что все ценности комиссией проверены в его присутствии, внесены в опись и претензий к инвентаризационной комиссии нет. Эти расписки напечатаны типографским способом на самих бланках инвентаризационной описи.

Затем проводится оценка выявленных при инвентаризации средств (таксировка), т.е. цена умножается на количество и бухгалтер сравнивает фактические остатки средств на складах (местах хранения ценностей) с остатками, числящимися в бухгалтерии. Следующий этап – это выявление расхождений между учетными данными и данными инвентаризации.

На складах, где учет материальных ценностей ведется в натуральном и денежном выражении, результатом инвентаризации является Сличительная ведомость.

Пример : Сличительная ведомость результатов инвентаризации