Оформлення документів постачальника

Виконавець: обліковець, молодший бухгалтер, комірник.

Постачальнику повертається один екземпляр видаткової накладної, довіреність і ТТН (товарно-транспортна накладна). Видаткова накладна підписується комірником, який приймав товар, і надається молодшому бухгалтеру для виписки довіреності. Довіреність є типової форми, і має містити підписи директора та головного бухгалтера.

6.1. Довіреність видається в разі виконання наступних вимог:

– якість товару задовольняє вимогам ПрАТ «Нова лінія»;

– немає розбіжностей (в більшу сторону) між замовленням та видатковою накладною постачальника.

Виписана довіреність і одинекземплярвидатковоїнакладної підписується начальником відділу «Прийому товару» і віддається представнику постачальника. У разі поставки товару поштовим перевізником, пакет документів постачальника відправляється поштою і реєструється у «Журналі відправки кореспонденції».

Товарно - транспортнанакладна підписується комірником, який приймав товар, і відмічається складським штампом (з зазначенням складених актів)

Другийекземплярвидатковоїнакладної постачальника підписується особою, що проводила звірку, та комірником.

6.2. Довіреність не видається у таких випадках:

– фактична кількість товару не відповідає кількості, зазначеній в накладній постачальника (нестача, лишок);

– якість товару не задовольняє вимогам ПрАТ «Нова лінія»;

– доставлені артикули не існують в системі POTAMUS;

– штрих-код товару не відповідає штрих-коду, зазначеному у «Бланку прийому товару»;

– порушено температурний режим зберігання та перевезення товару, що вплинуло на якісні показники;

– товар доставлений з менш, ніж 2/3 терміну придатності, що зазначений на ньому.

В таких випадках комірник акуратно перекреслює кількість в двох примірниках товарно-транспортних накладних і вказує поруч кількість, отриману під час перерахунку (прописом). Складає «Акт нестачі/надлишку», в якому вказуються всі розбіжності по даній поставці. Комісія у складі комірника, що проводив прийом товару, представника постачальника, який був присутнім під час прийому товару та співробітника СБ, підписує даний акт. В разі відсутності представника постачальника, акт підписує співробітник торгового відділу, що підтверджує розбіжності. Накладна постачальника перекреслюється ручкою, а екземпляр маркету – олівцем.

Документи розподіляються наступним чином:

– постачальнику – оригінал видаткової накладної (виправлений), «Акт нестачі та надлишків» (оригінал);

– обліковцю - оригінал видаткової накладної (виправлений), «Акт нестачі та надлишків» (копія);

– представнику охорони - «Акт нестачі та надлишків» (копія).

У подібних випадках молодший бухгалтер не видає доручення постачальнику, а залишає його зарезервованим до отримання оригіналів документів, виправлених постачальником. Обліковець відділу «Прийому товару» ставить на прихід товар з урахуванням актів та вимагає від постачальника заміну документів (спочатку факсимільну копію, а пізніше – оригінал).

!!! Заміна документів має відбутися протягом п’яти днів, в іншому випадку, наступна поставка прийматися не буде.