Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами

Основные нарушения - злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами - могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм.

1.1. Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы.

1.2. Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия.

1.3. Выдача денег в подотчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

1.4. Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.

1.5. Списание подотчетных сумм за счет собственных средств предприятия.

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов.

2.1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку.

2.2. Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке.

2.3. Несоблюдение установленных норм командировочных расходов.

2.4. Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм.

2.5. Отсутствие аналитического учета командировочных расходов (суточных) в пределах норм и сверх норм.

3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов.

3.1. Нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц и отчислений в фонды с сумм превышения суточных расходов сверх установленных норм.

3.2. Некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах суточных расходов.

4. Нарушения порядка учета представительских расходов.

4.1. Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

5. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами.

5.1. Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами.

5.2. Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода.

5.3. Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере №7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах.

Как показывает практика, наиболее распространенные ошибки, связанные с организацией учета на данном направлении бухгалтерского учета это: отсутствие документов, устанавливающих порядок выдачи и возврата подотчетных сумм, списание подотчетных сумм на затраты без оправдательных документов, несоблюдение предельного размера расчетов наличными средствами между юридическими лицами, отсутствие аналитики по счету «Расчеты с подотчетными лицами» [31 с. 33].

Отсутствие документов, устанавливающих порядок выдачи и возврата подотчетных сумм, является одной из наиболее часто встречающихся ошибок. Существование таких документов, является обязательным для любой коммерческой организации. Такое требование исходит из положений «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации».

Для того, чтобы организовать своевременный и полный контроль в организации за движением подотчетных средств и их целевом использовании, руководитель должен издать приказ по организации, в котором указывается перечень лиц, которые могут получать денежные средства в подотчет. Как правило, в данный перечень входят работники, выезжающие в служебные командировки, работники снабжения и сбыта, завхозы.

Приказ должен содержать сроки, на которые могут выдаваться подотчетные средства, требования, предъявляемые к оформлению первичных оправдательных документов, порядок представления, обработки и утверждения авансовых отчетов. Сроки, на которые сотрудники организации могут получить деньги под отчет, устанавливаются организацией самостоятельно с учетом индивидуальных особенностей организации. Могут также устанавливаться и предельные суммы выдачи денег под отчет.

Кроме того, в организации должен быть, так называемый «лимит кассы». Этот документ выдается на руки хозяйствующему субъекту и согласовывается с банком, в котором организация обслуживается. Для определения лимита денежных средств существует специальный расчет, который зависит от многих факторов: от вида хозяйственной деятельности субъекта, от размера ежедневной налично-денежной выручки, поступающей в кассу организации, от количества рабочих дней. Данный документ устанавливает максимальное число денежных средств, которые могут находиться в кассе организации на конец рабочего дня. Если лимит остатка денежных средств, устанавливаемый на каждый календарный год отсутствует, то вся остающаяся в кассе наличность считается сверхнормативной.

Данный документ, не только устанавливает лимит остатка, но и дает перечень расходов, на которые организация имеет право использовать налично-денежную выручку. Как правило это следующие виды затрат: командировочные расходы, закупка ГСМ, хозяйственные нужды.

При отсутствии специального разрешения кредитного учреждения на расходование поступающей выручки вся наличность ежедневно должна сдаваться в учреждение банка, а средства для выдачи под отчет организация должна получать только по чеку, который оформляется по мере необходимости и предъявляется в банк.

Получая денежные средства в подотчет, и оплачивая контрагентам, суммы задолженности за приобретенное имущество (работы или услуги), сотрудник организации выступает, по доверенности, от имени своей организации - юридического лица. Поэтому, осуществляя платежи из подотчета, поставщикам - юридическим лицам, сотрудник организации должен помнить о предельном размере наличными между юридическим лицами.

В соответствии с указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 №1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя», расчеты между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей.

Следовательно, рассчитываясь подотчетными средствами с юридическим лицом за какое-то имущество (работы, услуги) работник организации может осуществить оплату в размере не более 100 тысяч рублей по каждому договору.

При расчетах юридических лиц и индивидуальных предпринимателей с физическими лицами, вышеуказанных ограничений не существует.

Если в организации будет обнаружено превышение предельно установленного размера расчетов наличными между юридическими лицами, то на основании статьи 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях с организации-нарушителя будет удержан штраф в размере от 400 до 500 МРОТ, с должностного лица от 40 до 50 МРОТ.

Выявлять осуществление расчетов наличными денежными средствами сверх установленных предельных сумм должны банки и органы, осуществляющие проверки соблюдения порядка ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью. Они должны передавать сведения в налоговые органы или органы внутренних дел, которые и осуществляют рассмотрение дела об административном правонарушении и наложении штрафов.

Отсутствие товарного чека является так же достаточно распространенным нарушением. Любая организация, в процессе осуществления хозяйственной деятельности, приобретает какие либо материальные ценности в розничной торговле. Это могут быть любые хозяйственные принадлежности, канцелярские товары, бухгалтерские бланки, техническая литература. Конечно, в условиях крупного субъекта хозяйственной деятельности, можно предусмотреть, чтобы закуп перечисленных ценностей был организован с помощью безналичных расчетов, хотя полностью исключить приобретение какого-то имущества (работ, услуг) не может и крупная организация. В условиях же малого бизнеса приобретение хозяйственных и канцелярских принадлежностей, как правило, осуществляется только через розничную торговую сеть.

Имея на руках денежные средства, принадлежащие организации и осуществляя закуп в рознице, сотрудник организации будет выступать в качестве физического лица. То есть в данном случае розничная организация торговли осуществляет продажу не юридическому, а физическому лицу. В соответствии с налоговым законодательством, в частности со статьей 168 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ), при реализации товаров за наличный расчет организациями (предприятиями) и индивидуальными предпринимателями розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями, индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы [31 с. 36].

То есть, если подотчетное лицо обратится к продавцу розничного предприятия с просьбой выписать ему счет-фактуру, то, скорее всего, получит отказ, так как, пробив сумму покупки на ККТ и, выдав чек покупателю, продавец выполнил все свои обязательства.

Однако для целей списания подотчетной суммы одного чека ККТ недостаточно, сотруднику организации необходим еще и товарный чек. Товарный чек служит для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке. Кассовый чек содержит сведения о продавце, его наименование, ИНН, возможно сумму НДС, и указывает общую сумму, на которую произведена покупка; а в товарном чеке должен содержаться фактический перечень приобретенных товаров. Именно на основании товарного чека бухгалтер организации осуществляет принятие к учету приобретенных ценностей. В товарном чеке должны содержаться сведения о конкретном товаре, его количестве и цене за единицу.

Форма товарного чека не является унифицированной и в соответствующие альбомы унифицированных форм не входит. Однако оформление этого документа является обязательным для торговой организации. Эта обязанность установлена Правилами продажи отдельных видов товаров, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 года №55. Основными реквизитами данного документа являются наименование продавца, наименование товара, дата продажи, артикул, сорт и цена товара, а также подпись лица, осуществившего продажу. Для того, что не возникало спорных ситуаций с налоговыми органами, можно форму товарного чека разработать самостоятельно и закрепить ее в приложении к учетной политике организации.

Установленный в настоящий момент предельный размер расчетов наличными денежными средствами позволяет приобрести в режиме розничной торговли материалы и основные средства, имеющие различные режимы постановки на учет, использования в производстве и списания. Поэтому четкое указание в товарном чеке номенклатуры, количества и стоимости приобретенных товаров исключат ошибки в учете.

Таким образом, товарный чек фактически представляет собой товарную накладную, а, следовательно, является обязательным первичным документом.

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», документы, которыми отчитывается подотчетное лицо, должны быть парными: либо накладная плюс квитанция к приходному ордеру, либо товарный чек плюс чек ККТ. Первый документ в каждой паре описывает саму операцию, второй подтверждает факт оплаты. Исключения составляют лишь чеки ККТ из больших универмагов и супермаркетов, которые по своей структуре содержат реквизиты товара внутри кассового чека, но при наличии такого важного реквизита вышеуказанной статьи как подпись.

В случае если товарный чек не имеет подробной расшифровки о приобретенном товаре, представители организации должны составить акт, в котором следует отразить, что конкретно и для каких целей было приобретено.

В общем случае кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный - служит своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации, будет выполнять функции товарного чека [31 с. 38].

Учетная политика организации определяет и направляет дальнейшую работу не только бухгалтерских и финансовых служб, но и всей организации. Насколько точно все тонкости учетной работы, обусловленные спецификой деятельности данного хозяйствующего субъекта, будут предусмотрены в учетной политике, настолько верно будет выбрана наиболее оптимальная схема ведения бухгалтерского и налогового учета. В конечном итоге от этого зависит сумма уплачиваемых налогов, возможные налоговые последствия в виде налоговых санкций и, соответственно, финансовое благополучие организации.

Учетная политика должна быть основана на ряде установленных принципов, в том числе на принципе временной определенности фактов хозяйственной деятельности. В целях реализации этого принципа хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности.

Несоблюдение указанного требования в отношении подотчетных средств подразумевает то, что бухгалтер неправомерно отражает в учете операции по возмещению работникам расходов, понесенных в связи с приобретением для нужд организации материальных ценностей за счет собственных средств, как списание подотчетных средств.

Организация возмещает работникам понесенные затраты, забывая о том, что в данной ситуации основания для этого отсутствуют. Такие основания у субъекта хозяйственной деятельности могут возникнуть только при заключении с данным физическим лицом договора купли-продажи имущества, принадлежащего ему на праве собственности. Как правило, такой договор никогда не заключается со своим работником.

В соответствии с налоговым законодательством по НДФЛ (статья 229 НК РФ) физические лица, осуществлявшие в течение налогового периода продажу собственного имущества, принадлежащего им на праве собственности, обязаны подать в налоговый орган декларацию о доходах.

Налоговым законодательством (статья 220 НК РФ) установлено, что при исчислении налогооблагаемой базы по НДФЛ налогоплательщик имеет право уменьшить сумму дохода на сумму подтвержденного расхода, то есть в данном случае физическое лицо должно предоставить в налоговый орган документы, по которым было приобретено такое имущество. При отсутствии таких документов, сумма возмещения расходов, превышающая 125 000 рублей, понесенных налогоплательщиком при приобретении для организации материальных ценностей за счет собственных средств, будет включена в налоговую базу в целях исчисления налога на доходы физических лиц.

Чтобы уйти от такого развития ситуации, бухгалтера нередко оформляют выдачу подотчетных средств «задним числом», однако может случиться и так, что на первичных документах будет стоять более ранняя дата, чем на расходном кассовом ордере. В результате нарушен принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности. Кроме того, может возникнуть и момент, что для такой выдачи просто не хватит денежных средств в кассе организации в нужный момент. В таком случае данное деяние будет расценено проверяющим органом, как грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и возникнут риски по признанию расходов для целей налога на прибыль и вычетов для налога на добавленную стоимость.