Главным реквизитом обложки является заголовок дела. Именно он содержит полную информацию о составе и содержании документов в деле

Образец

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 14__

В деле прошито и пронумеровано___ 153 (сто пятьдесят три)⁵ _(листов)

(цифрами и прописью )

в том числе:

литерные номера____________________ 13а, 37а, 71а, 71б ___листов

пропущенные номера листов____________________________ листов

+ листов внутренней описи___________________ 3 (три) _________

Инспектор отдела кадров Филиппова __ О.В. Филиппова __

17.11.2005 __

Подшиваем (переплетаем) дело. Подшивка в папку скоросшиватель или переплет в жесткую корочку обеспечивает сохранность документов, включенных в дело. Как правило, для переплета документов организация приглашает специалиста. Но можно переплести дело и самостоятельно. Прежде всего вам необходимо в документах, составляющих дело, сделать четыре прокола. Обычно отверстия проделывают шилом, ручной дрелью или специальным дыроколом. Затем документы прошивают крепкой ниткой и помещают в твердую обложку.

Главным реквизитом обложки является заголовок дела. Именно он содержит полную информацию о составе и содержании документов в деле

Нумеруем листы. Нумерация необходима для того, чтобы обеспечить сохранность документов дела и закрепить порядок их расположения. Количество листов в деле указывают на обложке. Необходимо пронумеровать все листы, кроме листов внутренней описи и листа с заверительной надписью. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Номера листов проставляются в правом верхнем углу простым карандашом. Если вы найдете ошибку в нумерации листов, можно их перенумеровать. Старые номера зачеркните и рядом поставьте новые номера. Если вы обнаружите пропущенные номера, поставьте дополнительные номера. Дополнительные, ранее пропущенные номера называют литерными. Они содержат порядковый номер предыдущего листа и буквенное обозначение. Сведения обо всех последующих изменениях в нумерации заносятся в лист-заверитель дела.

Оформляем обложку. Обложка каждого дела оформляется по установленной форме (образец на стр. 45). На верхнем поле обложки указывается в именительном падеже наименование организации. Если у организации есть официальное сокращенное название, оно указывается в скобках. После чего указывается наименование структурного подразделения. Если наименование организации или подразделения менялось в течение периода, который охватывает дело, на обложке приводятся оба названия. Прежнее название указывается в скобках. На обложке необходимо указать порядковый номер дела по описи (архивный шифр) и индекс дела по номенклатуре. Из номенклатуры также переносится на обложку дела срок хранения документов. На делах постоянного срока хранения пишется: «Хранить постоянно». Срок хранения дела указывается в правом нижнем углу обложки дела. Обязательно нужно отразить информацию о дате дела. Почти