Загальне керівництво святом здійснює організаційний комітет, що залучає до роботи фізоргів класів, спортивний і батьківський актив і вчителів.
До складу організаційного комітету входять:
· завідувач навчальною частиною - голова комітету;
· учитель фізичної культури - заступник голови;
· голова ради колективу фізкультури;
· учителя малювання і співу - члени комітету з оформлення свята;
· старші судді (по видах);
· лікар.
Свята і вечора з нескладною програмою і невеликою кількістю учасників можуть підготувати і провести учителя фізичної культури разом із суспільними інструкторами і ведучими спортсменами.
На початку навчального року учитель фізичної культури включає в загальношкільний річний план навчально-виховної роботи й у календарний план спортивних заходів дати проведення фізкультурних свят і вечорів.
За 2-3 місяця до проведення свята організаційний комітет доручає учителю фізичної культури і колективу фізкультури розробити програму і сценарій свята. Потім проект програми і сценарій обговорюється на засіданні ради колективу фізичної культури. Далі ці документи передаються на затвердження директору школи. Після цього організаційний комітет розробляє план проведення свята (вечора) і розподіляє обов'язки між членами комітету.
У план бажано включити наступні питання:
а) проведення організаційно-пропагандистської роботи;
б) оголошення і проведення огляду-конкурсу на кращі індивідуальні і групові композиції вільних вправ, гімнастичні й акробатичні піраміди;
в) проведення змагання між класами по стройовій підготовці і виконанню пісень, з метою виявлення найбільш підготовлених класів для включення їх у програму свята;
г) визначення складу учасників для індивідуальних номерів і масових виступів;
д) формування суддівських бригад;
е) проведення занять з фізоргами класів з питань комплектування команд по видах спорту і підготовки учнів до масових виступів;
ж) матеріальне забезпечення (придбання необхідного інвентарю, костюмів, засобів художнього оформлення, перехідних призів, вимпелів, грамот, заготівля бланків протоколів і т.д.);
з) розклад тренувальних занять і репетицій.
Учитель фізичної культури відповідає за організацію і проведення учбово-тренувальних занять, підготовку сольних номерів і інструктаж суддівського апарата; учителя музики і малювання разом із учителем фізичної культури - за музичне і художнє оформлення; голова колективу фізкультури - за формування суддівської колегії. Загальне керівництво підготовкою здійснює завідувач навчальною частиною, він же відповідає і за матеріальне забезпечення.
За 10-15 днів до проведення свята директор школи видає наказ.
Зразок змісту наказу:
а) час і місце проведення свята;
б) на кого покладається керівництво виступами і змаганнями;
в) програми показових виступів і спортивних змагань;
г) склад учасників;
д) склад суддівських бригад;
е) який клас призначається черговим;
ж) прізвища відповідальних за підготовку місць змагань і виступів, за побудову учасників і проведення параду, за окремі номери програми і медичне обслуговування;
з) терміни представлення педагогічній раді звіту про підсумки свята і змагань.
До наказу додається план проведення всіх заході і графік участі класів у змаганнях.