Вопрос

ГОСДОУ Нормативно – дабу делопроизводства в России составляет совокупность законных актов РФ, правовых и нормативных фактов и методических документов, регламентирующих вопросы создания технологии обработки и хранения деловых документов, а так же регулирующий работы служб делопроизводства управления.

Основными документами являются: государственная система документа обеспечения управления (ГОСДОУ), в ней собраны основные правила, требования к документам на предприятии с целью упорядочения документооборота, сокращения количества и повышение качества документов. ГОСТ Р6.30 – 2003 – это стандарт распространяется на организационные документы, введён в действие 1 июня 2003 года. Требования стандарта является рекомендательными и носят унифицированный порядок и применяется в различной степени документации.

Вопрос.

Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и организациях, организационно распорядительная документация занимает особое место. Организационная и управляющая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в ОРД делятся:

1)организационные документы (устав, положение, штатное расписание, инструкции, договора, правила и т.д.)

2) распорядительные (приказы, постановление, решения, указания)

3) информационно - справочные (справки, протоколы, отчёты, акты, письма, доклад, служебные записки)

4) документы по личному составу (анкеты, заявления, приказы по личному составу, личные карточки, резюме, трудовые договора)

Все документы, которые фиксируют решения администрационных и организационных вопросов, а так же вопросов по управлению, обеспечению, регулированию деятельности предприятия независимо от организационно правовой формы и вида деятельности должны составляться и оформляться согласно требованию ГОСТ-Р6.30 2003.

Вопрос

Все документы оформляются на бумаге определённого формата, наиболее широко используется формат А4, с условием если с угловым или продольным размещением постоянного реквизитов. Совокупность мест в площади листа бумаги определённого формата под размещение информационных документов (реквизитов) называют формуляром. Формуляр делит площадь листа на 3 части: 1)служебное поле

2) поле для размещение реквизита углового или продольного штампа

3) рабочее поле

Служебным полем является часть площади формата, предназначенного для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещение продольного штампа располагается в левой верхней части формата, остальная часть формата – рабочее поле.

Состав

Любой документ состоит из отдельных документов, которые принято называть реквизитами (требуемый, необходимый). Совокупность реквизитов отражает форму документа. При подготовке и оформлении ОРД согластно ГОСТ - Р6.30 2003 используются следующие реквизиты:

01 Гос. Герб РФ

02 Герб субъекта РФ

03 Эмблема организации или товарный знак

05 Основной государственный регистрационный номер

06 Идентификационный № налогоплательщика и код причины постановления на учёт ИНН КПП

07 Код формы документа

08 Наименование организации

09 Справочные данные организации

10 Наименование вида документа

11 Реквизит дата документа

12 Регистрационный №

13 Ссылка на 11 и 12

14 Место составления или издания документа

15 Адресат

16 Гриф управления документа

17 Резолюция

18 Заголовок к тексту

19 Отметка о контроле

20 Текст

21 Отметка о наличии прия-ия

22 Подпись

23 Гриф согласования документа

24 Реквизит виза согласования документа

25 Оттиск печати

26 Отметка о заверении копии

27 Отметка об исполнителе

28 Отметка об использовании и об направлении его в дело

29 Отметка о поступлении документа в организации

30 Идентификатор копии документа

Все реквизиты можно разделить на постоянные и переменные. Постоянные и обязательно повторяются на всех видах бланках документа. Переменные наносятся непосредственно в изготовлении конкретного документа.

Вопрос

Бланки документа – это стандартные листы бумаги с нанесёнными на них реквизитами, содержащий необходимую информацию об организации, авторе документа. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или на бумаге светлых тонов ГОСТ-Р6.30 2003 устонавливает следующие форматы. Исходящим форматом является АО-S1м2 842*1189 = 1м2, все последующие делят большую сторону на 2

А1 – 842*594

А2 – 421*594

А3 – 421*297

А4 – 210*297 основной

А5 – 210*148 справки

А6 – 105*148 справки

Каждый лист документа оформленный на бланке должен иметь поле не менее 20 мм левой, верхней и нижней, и не менее 10 – правой. Применение стандартов обеспечивает экономию бумаги и делает возможным использование средств механизации и автономности при переработке документов. Бланки ОРД проектируется в соответствии с расположением и границами и зон реквизитов, предусмотренных ГОСТОМ Р6.30 2003 на основе углового и продольного размещения. Вариант бланка с угловым расположением реквизита считается более выгодным, поскольку позволяет экономить до 20% площади листа. Бланк изготавливают типографским способом или воспроизводится с помощью средств вычислительной техники, непосредственно при израсходовании контрольного документа. Исключение составляют бланки и изображения государственного герба РФ и гербов субъектов РФ. Для организации установлены следующие виды бланков: общие бланки, бланк письма, контрольный вид документа.