Создание на странице доступа к данным электронной таблицы

Для размещения электронной таблицы на странице доступа к данным необходимо выполнить следующие действия.

1. Открыть страницу в режиме конструктора страницы и активизировать кнопку Панель элементов на панели инструментов Макет страницы.

2. На панели инструментов Панель элементов нажать кнопку Электронная таблица Office .

3. Щелкнуть на странице доступа к данным по тому месту, где должен располагаться верхний левый угол элемента управления. Access вставит макет электронной таблицы, начиная с указанной позиции.

4. Для внедрения в таблицу данных щелкнуть правой кнопкой маши по макету таблицы и из контекстно-независимого меню выбрать раздел Команды и параметры.

Рис. 1.68. Задание источника данных

5. В диалоговом окне Команды и параметры перейти на вкладку Источник данных (рис. 1.68) и нажать кнопку Изменить для задания места, где расположен источник данных. Данный способ позволяет вставить на лист электронной таблицы данные из баз данных. Если требуется внедрить данные из листа Microsoft Excel, то для этого следует перейти на вкладку Импорт и задать параметры подключения (лист Microsoft Excel должен быть сохранен как HTML или XML-файл).

6. Закрыть диалоговое окно Команды и параметры. Настроить внешний вид таблицы.

При импорте данных на страницу следует соблюдать следующие правила.

1. Для ускорения доступа к источнику данных импортируемые данные на веб-странице или в текстовом файле должны быть представлены в табличной форме и находиться на том же веб-сервере или компьютере, что и таблица. 2. Данные всегда импортируются, начиная с ячейки листа A1. Существующие данные на странице заменяются без предупреждения. 3. Microsoft Access поддерживает импорт следующих типов файлов: XML, HTML или CSV. 4. Если данные в таблице необходимо обновлять при каждом ее открытии в веб-обозревателе, то следует установить флажок Оперативно обновлять данные этого источника на вкладке Импорт в диалоговом окне Команды и параметры (рис. 1.69). 5. Если в электронную таблицу Office необходимо вставить фрагмент листа таблицы Excel, то это лучше сделать через буфер обмена.

Рис. 1.69. Вкладка импорт диалогового окна Команды и параметры

Если в электронной таблице Officeтребуется использовать данные из других элементов управления, расположенных на той же странице, то необходимо создать ссылки на эти элементы управления в соответствующих ячейках электронной таблицы с помощью функций Host() или УЗЕЛ() электронной таблицы. Например, для ссылки на элемент страницы Поставки из электронной таблицы и умножения его значения на содержимое ячейки А15 таблицы необходимо в ячейку С12 ввести формулу

= Host().Поставки.value* $А$15.

На рис. 1.70 показан пример страницы доступа к данным, созданной на основе таблицы Excel. Алгоритм получения страницы основан на реализации следующих действий.

Рис. 1.70. Страница доступа к данным, полученная на основе
предварительного анализа данных в Microsoft Excel

1. Таблица РегионыПоставщики из базы данных пересылается для анализа в Microsoft Excel. Для этого необходимо:

4 в окне База данных в разделе Таблицы выделить таблицу Ре­ гионыПоставщики;

4 щелкнуть по кнопке Связи с Office на панели инструментов База данных и из списка выбрать раздел Анализ в Microsoft Excel (рис. 1.71).

2. На листе будет выполнена сортировка данных по возрастанию по полю Город_поставщик (см. таблицу на рис. 1.70).

3. В ячейку А10 ввести текст "Краснодар_прогноз", в В10 — дату прогноза 17.10.2004 г. В ячейку D10 с помощью функции ТЕНДЕНЦИЯ вставить прогноз плановых поставок продукции на 17 октября 2004 г. Функция имеет вид

=ТЕНДЕНЦИЯ(E7:E9;C7:C9;C10;1).

4. Построить диаграмму прогноза плановых поставок продукции из Краснодара.

G	Примечание 1. Методы анализа данных в Microsoft Excel описаны в разделе 2.

5. Сохранить созданный лист в формате таблица XML. Так как в процессе конвертирования не поддерживается преобразование автофигур, диаграмм и других объектов, то диаграмма будет потеряна. Поэтому лист или книгу лучше сохранить в формате веб-страницы.

6. Создать в Microsoft Access новую страницу в режиме конструктора страницы доступа к данным и вставить в нее элемент электронная таблица Office.

7. Импортировать в таблицу данные из сохраненной веб-страницы или файла XML.

G	Примечания.2.Таблицу можно было бы скопировать в Microsoft Excel и затем вставить на странице в электронную таблицу из буфера обмена. Недостатком данного подхода является невозможность обеспечения обновления данных. 3. Данный подход не применим к рисункам.

8. Для вставки на страницу доступа к данным диаграммы, полученной на шаге 4, необходимо:

4 переключиться в режим конструктора страницы;

4 нажать кнопку Рисунок на панели инструментов Панель элементов;

4 щелкнуть по странице в том месте, где должен располагаться верхний левый угол рисунка. На экране откроется диалоговое окно Выбор рисунка, в котором необходимо указать путь, где расположен рисунок с диаграммой. Так как книга конвертировалась в формат веб-страницы, то Microsoft Excel по умолчанию создал папку с расширением.files, в которой хранятся все графические объекты. Поэтому необходимо в диалоговом окне Выбор рисунка указать путь к этой папке и в ней выделить необходимый файл с расширением.png. После нажатия кнопки Добавить Microsoft Access вставит рисунок в выделенную область страницы. Так как рисунок остается выделенным, то можно изменить его размеры или перетащить в другую позицию на странице.

9. Для просмотра созданной страницы нажать кнопку Вид на панели инструментов Макет страницы. В результате должна получиться страница, показанная на рис. 1.70.

G

Примечание4.Если изменения внесены в таблицу в режиме страницы, то они действительны только в течение текущего сеанса работы со страницей. Поэтому для сохранения сделанных изменений следует, находясь в режиме просмотра страницы, нажать кнопку Экспорт в Microsoft Excel на панели инструментов электронной таблицы Office и сохранить копию электронной таблицы как лист Microsoft Excel. Затем следует скопировать данные в Microsoft Excel или другое приложение и сохранить их в этом приложении.

При экспорте листа электронной таблицы Office в книгу Microsoft Excel следует учитывать следующие ограничения.

О1. Так как в Microsoft Excel поддерживается только 256 столбцов и 65536 строк, то данные из столбцов с IW по ZZZ и строк с 65537 по 262144 из электронной таблицы не экспортируются. Несмотря на это, данные, не попавшие в область экспорта, можно копировать на лист Microsoft Excel.

О2. При экспорте данных из электронной таблицы в Microsoft Excel копируются только значения и формулы. Ссылки на другие данные веб-страницы или на другие веб-страницы теряются.

О3. Числовые форматы, экспортируемые из электронной таблицы, отображаются в виде пользовательских числовых форматов. Например, форматы Логический, Истина/Ложь, Вкл/Выкл отображаются в Microsoft Excel как нестандартные форматы чисел.

Кроме рассмотренных выше способов, для извлечения данных в ячейку электронной таблицы могут применяться функции ОБЪЕКТ. Например, для создания объекта, производящего извлечение данных с удаленного сервера, можно воспользоваться функцией CREATEOBJECT, а затем с помощью функции ОБЪЕКТ извлечь данные из созданного объекта. Функция УЗЕЛ позволяет извлечь данные из приложения, к которому принадлежит таблица с нужными данными, а XMLDOM возвращает экземпляр объекта документа XML для указанного документа.