Службові листи. Реквізити листа. Особливості листа-замовлення та листа-пропозиції

Лист-пропозиція — службовий лист, що складається з метою пропонування однією стороною іншій вигідних умов співпраці, в результаті чого може бути укладена угода, яка принесе обом компаніям дивіденди. Наприклад, пропонуються різноманітні послуги, товари, пропонують взяти участь у якомусь заході, спільному проекті тощо. У комерційній діяльності поширений такий різновид листа-пропозиції як комерційна пропозиція потенційному партнеру, з яким компанія (підприємство) сподівається на взаємовигідну співпрацю.
Лист-пропозицію також інколи називають офертою, і складають у відповідь на запит компанії — потенційного партнера. Причому оферта буває твердою і вільною:
— тверда — пропозиція щодо певного товару, яка робиться одному конкретному покупцеві. У такій пропозиції обов’язково зазначається термін, протягом якого продавець вважає себе зв’язаним умовами пропозиції;
— вільна — пропозиція без зобов’язань з боку продавця.

У листі-пропозиції зазвичай містяться основні умови пропонованої угоди:
— якщо це пропозиція чергової співпраці між «старими» партнерами, зазначаються, наприклад, найменування товару, його кількість, якість, умови й строки постачання, оплати, способи доставки продукції й інші організаційні моменти;
— якщо це пропозиція потенційним партнерам, викладається лише заклик до співпраці й основні аспекти вигідних операцій (без конкретного зазначення деталей майбутніх угод). У цьому разі у тексті листа має бути інформація про автора (підприємство, оргінзацію), що деякою мірою робить його схожим на рекламний лист.

Найчастіше у листах-пропозиціях вживаються такі фрази:
— Пропонуємо Вашій увазі...
— Пропонуємо Вам…
— Відповідно до досягнутої між нами домовленості, пропонуємо Вам здійснити поставку...
— Беручи до уваги особливі умови співпраці нашої компанії із Вашим підприємством, пропонуємо Вам здійснити додаткову поставку нашої продукції на таких умовах...

Загалом лист-пропозиція має бути персоналізованим, простим, зрозумілим й аргументованим. Виклад — стислий, послідовний.
Як і решта видів ініціативних листів, лист-пропозиція потребує відповіді.