2015-09-07
637
| НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ПОЛОЖЕНИЕ Дата № 00 Место издания | УТВЕРЖДАЮ Должность лица, утвердившего документ Подпись И.О. Фамилия Дата | |
| О службе документационного обеспечения управления 1. Общие положения 1.1 Служба ДОУ осуществляет документационное обеспечение управления и является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно руководителю. В состав службы входят: секретариат руководства, экспедиция, группа регистрации и контроля, архив, бюро печати и размножения документов и т.д. Численность и штаты службы определяются штатным расписанием организации. 1.2 Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными актами РФ, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом организации, настоящим положением о службе делопроизводства и инструкцией по делопроизводству организации. 1.3 Начальник службы ДОУ назначается и освобождается от должности руководителем организации. Возглавлять службу ДОУ должен специалист с высшим или средним специальным образованием. 2. Цели и задачи службы ДОУ 2.1 Служба решает следующие задачи 2.1.1 Постоянное совершенствование форм и методов работы с документами. 2.1.2 Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами. 2.1.3 Сокращение документооборота, унификация форм документов. 2.1.4 Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации. 3. Функции службы ДОУ 3.1 В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет свои функции: 3.1.1 Документирование управленческой деятельности - разработка и ведение табеля форм документов учреждения и альбома унифицированных форм документов; - разработка бланков документов: для письма, общего бланка, бланков отдельных видов документов; - тиражирование бланков и отдельных форм документов, их учет и обеспечение ими сотрудников, занимающихся составлением документов; - составление документов по поручению руководства; - оформление документов, их согласование, печатание, тиражирование; - документирование работы совещаний; - контроль за оформлением документов, представляемых на подпись руководству; - контроль за оформлением документов, предназначенных к отправке. 3.1.2 Работа с документами - прием по почте, телеграфу, телетайпу, факсу, электронной почте и первичная (экспедиционная) обработка документов; - регистрация документов; - предварительное рассмотрение документов, отбор и подготовка документов к докладу руководству; - обеспечение доставки документов исполнителям; - контроль за прохождением документов в организации; - контроль за сроками исполнения документов; - разработка и ведение информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных); - информационно-справочное обслуживание; - отправка документов по почте, телеграфу, телетайпу, факсу, электронной почте; - подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого порядка хранения документов в организации; - формирование дел; - организация экспертно-проверочной комиссии учреждения; - подготовка дел для сдачи в архив; - организация работы архива; - организация работы с письмами и обращениями граждан. 3.1.3 Организационные виды работ - организация и обслуживание совещаний; - организация приема посетителей; - организация телефонных переговоров; - методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях; - совершенствование делопроизводства, внедрение новейших компьютерных технологий; - организация повышения квалификации работников учреждения в сфере работы с документами и др. 4 Права и ответственность 4.1 Служба ДОУ имеет право: - осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в организации; - контролировать выполнение установленных правил работы с документами; - определять задачи документационного обеспечения, подлежащие автоматизации; - разрабатывать должностные инструкции на работников служб делопроизводства; - запрашивать от структурных подразделений и сотрудников организации сведения, необходимые для работы; - привлекать по поручению руководства специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов; - проверять правильность оформления документов, представленных на подпись руководства и для отправки, возвращать для доработки документы, оформленные с нарушением требований ГОСТа; - получать для руководства сведения из подразделений и вызывать сотрудников по поручению руководства; - вести предварительный просмотр документов и определять их дальнейшее движение; - при организации приема определять приоритетность приема посетителей руководством; - контролировать исполнение поручений руководителя; - контролировать сроки исполнения документов, запрашивать у подразделений и исполнителей сведения о ходе исполнения документов; - иметь доступ к информации (документам и базам данных) и т.д. 4.2 Служба ДОУ несет ответственность за: - невыполнение обязанностей и неисполнение прав, предусмотренных правовыми актами и этим положением; - неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие требованиям ГОСТ Р 6.30-2003; - несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения в архив и т.д. 5 Руководство 5.1 Начальник службы ДОУ назначается и увольняется руководителем организации, которому непосредственно подчиняется. 5.2 Руководитель - распределяет обязанности между работниками службы делопроизводства; - принимает решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности службы делопроизводства; - подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции; - докладывает руководителю о поступивших документах; - представляет документы на подпись руководителю; - докладывает и представляет посетителей и т.д. 6 Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями 6.1 Служба ДОУ взаимодействует: - со всеми структурными подразделениями по вопросам, отнесенным к сфере деятельности службы; - с юридической службой (юристом) – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов; - с кадровой службой – по вопросам подбора, перевода, увольнения кадров службы делопроизводства и повышения их квалификации; - отделом (бюро) внедрения вычислительной техники (если такая служба есть); - по вопросам разработки и внедрения новейших информационных технологий, обеспечения средствами вычислительной технике. 7 Организация работы 7.1 Служба ДОУ работает в соответствии с Правилами внутреннего распорядка организации. Начальник службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи Визы согласования |
ПРИЛОЖЕНИЕ № 7
