Формирование дел и их текущее хранение

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Инструкцией по делопроизводству устанавливаются:

- принцип формирования дел (централизованное - в Службе делопроизводства или децентрализованное - в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти);

- место текущего хранения дел (Служба делопроизводства и/или структурные подразделения федерального органа исполнительной власти);

- принципы систематизации документов и их группировки в дела в зависимости от срока хранения документов: постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет);

- методическая функция архива федерального органа исполнительной власти, а при необходимости – и соответствующего федерального архива в вопросах формирования дел;

- срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело (срок передачи документа в дело устанавливается федеральным органом исполнительной власти, но не должен быть более 10 дней).

- лица, осуществляющие формирование дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти;

- лица, определяющие место хранения документа (индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть подшит исполненный документ (комплект документов);

- условия хранения дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти;

- порядок учета дел;

- порядок выдачи дел во временное пользование;

- порядок изъятия документов из дела;

- подразделение (Служба делопроизводства, архив федерального органа исполнительной власти), осуществляющие контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти, проверки наличия и состояния дел.

Правила формирования дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти, учета дел и организации их хранения приведены в приложении № 21.

Приложение № 21

ПОРЯДОК