Текст як реквізит документа. Вимоги до тексту документа

Текст — головний елемент документа, що містить сукупність речень (кількох чи багатьох), послідовно об'єдна­них змістом і побудованих за правилами певної мовної сис­теми. Він є засобом відтворення зв'язного мовлення, тобто висловлювання, пов'язаного однією темою, основною думкою та структурою. Під час складання тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких — достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, пов­нота інформації та максимальна стислість.

Логічність і точність викладу впливає на розуміння и сприйняття змісту висловлювання слухачем або читачем.

Доречним є текст, у якому мовні засоби відповідають меті, темі, логічному змістові, ситуації мовлення.

Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.

Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допус­кається подвійне тлумачення слів та висловів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адре­сатом пропозиції або до виконання прохань, викладених у документі.

Текст складається з таких логічних елементів:

1) вступу (зазначається привід, що став причиною укла­дення документа, викладається історія питання та ін.);

2) доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали);

3) закінчення (формулюється мета, заради якої складено документ).

Текст документа, що складається з самого закінчення, на­зивається простим, а той, що містить також інші логічні еле­менти, — складним.

Залежно від змісту документів застосовується прямий (вступ, доказ і закінчення) або зворотний (спочатку викла­дається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.