double arrow

Тема 15. Общие правила подготовки и оформления документов


Раздел III. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

Литература

1. Психология и этика делового общения: Учеб. для вузов/ Под ред. В.Н. Лавриенко.- М., 1997, 2001, 2002.

2. Деловое общение:УМП/ НФМГЭИ, Т.Н. Васильева., Т.А. Фокина - Н. Новгород,2003.

Дополнительная литература

1. Морозов А.В. Деловая психология. Курс лекций: учебник для высших и средних специальных учебных заведений. - СПб., 2000.

2. Практикум по психологии менеджмента и профессиональной деятельности /Под ред. Г.С.Никифорова, М.А., Дмитриевой, В.М. Снеткова. – СПб., 2001.

3. Психология делового общения. Хрестоматия. Учебное пособие для факультетов: психологических, экономических и менеджмента. – Самара, 2006.

4. Суховершина Ю.В., Тихомирова Е.П., Скоромная Ю.Е. Тренинг делового (профессионального) общения. – М.: Академический Проект; Трикста, 2006.

Делопроизводство это отрасль по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения

Организация делопроизводства непосредственно связанна с созданием документов, рассматривает вопросы движения и учета документов.

Ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, которые несут ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов.




Организационно-распорядительные документы делопроизводства (состав) определены по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Требования документирования управленческой деятельности и организации работы с документами установлены ГОСТ-ом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов".

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата (договоренности).

В XVI в. употребляется слово «дело» как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает: 1) обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование); 2) организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. Оба термина и «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» (ДОУ) взаимозаменяемы. Термин ДОУ можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система Документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».



Документирование - это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется Государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит: прием и первичная обработка документов; их предварительное рассмотрение и распределение; регистрация документов; контроль исполнения документов; информационно-справочная работа; исполнение документов; их отправка; систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.



Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели».

Законодательно закреплен следующий термин: «Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.).

Документ(от лат. «documentum» – свидетельство) – материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, в том числе в машиночитаемой форме, предназначенный для распространения во времени и пространстве. Документы могут содержать текстовую, цифровую, графическую и аудиоинформацию, они могут подвергаться процессам записи, поиска, передачи, получения, сбора и чтения.

Информацию можно записывать на носители. Носитель – это обобщающее наименование материала, на который можно записывать данные. Носители подразделяются на человекочитаемые (твердые) и машиночитаемые. Машиночитаемый носитель – носитель, пригодный для непосредственной записи и считывания данных техническими средствами. Например, магнитный и оптический диски, дискеты и т.д. Человекочитаемый (твердый) носитель – носитель, используемый для записи данных, непосредственно считываемых человеком, например, бумага (см. табл.15.1.).

Таблица 15.1.

Функции документа весьма многообразны:

1. Функция памяти, т.е. закрепления, хранения и передачи во времени и пространстве знаний, социального опыта и культурных традиций.

2. Коммуникативная функция, превращающая документ в средство общения автора и читателя, обмена мнениями, выработки коллективных решений.

3. Информационная функция, проявляющаяся как способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником знания.

4. Правовая функция, понимаемая как способность документа предоставлять информацию, необходимую для доказательства, подтверждения каких-либо фактов, событий путем их фиксации, документирования.

Документный поток формируется из книг и статей в периодических и продолжающихся изданиях и других документов. В зависимости от характера обработки содержащихся в них данных документы принято разделять на первичные и вторичные.

Документный поток – это совокупность функционирующих в обществе первичных документов.

В первичных документах содержатся непосредственные результаты научных исследований и разработок, новые научные сведения, факты, идеи и т.п. Первичные документы – это книги, брошюры, монографии, сборники статей и художественных произведений, периодические и продолжающиеся издания, рекламные издания.

Во вторичных документах содержатся результаты аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных документов или сведения о них. К вторичным документам относятся различные виды справочников и энциклопедических изданий, каталогов, библиографические издания, обзоры, дайджесты. Вторичные документы выполняют две основные функции

Реквизит документа официального документа. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.

Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность - изданием различных распорядительных документов; планирование - посредством подготовки различных планов; учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства: регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.); распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.); накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.); передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.

Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа».

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального та предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностные лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее (см. табл.15.2.).

Таблица 15.2.







Сейчас читают про: