Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.
Суть унификации сводится к сокращению и предупреждению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. До недавнего времени, например, в почтовом обращении в России насчитывалось порядка 20 типоразмеров конвертов, отличающихся по габаритным размерам, местам расположения «окон» для указания адреса и другим признакам. Сейчас число типоразмеров заметно сократилось, однако не настолько, чтобы отказаться от ручной обработки корреспонденции и перейти на автоматизированную сортировку ее по почтовым индексам.
Любой документ функционирует в организации совместно с другими документами, создающими в совокупности документные образования определенного назначения (управленческие, бухгалтерские, отчетно-статистические, по социальному обеспечению и др.). Подобные совокупности взаимосвязанных документов называют системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД). Унификация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение их информационной совместимости, более эффективное использование вычислительной техники.