Классификация документов

Управление организацией обеспечивается огромным количе­ством документированной информации. Все документы, обращаю­щиеся в организации, подразделяются на документные образования (системы, подсистемы документации), виды и разновидности доку­ментов. Так, например, управленческая дея­тельность, фиксируемая главным образом организационно-распоря­дительными документами (ОРД), подразделяется на три подсистемы документов: организационную, распорядительную и справочно-информационную; протокол как вид документа справочно-информационной подсистемы ОРД имеет разновидности — протокол заседания, протокол разногласий, протокол допроса. К ОРД отно­сится также подсистема кадровой документации с соответствующи­ми видами и разновидностями документов.

По видам деятельности документы организации подразделяют­ся на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, управленческие (в виде, главным эбразом, организационно-распорядительных документов), полич­ному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статисти­ческие, по бухгалтерскому учету, торговле, ценообразованию, изоб­ретениям и открытиям, социальному обеспечению и др.

По наименованию существует множество видов документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, гра­фики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, /казания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, слу­жебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, техничес­кие условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и др.

По способу документирования информации документы бывают: (письменные (рукописные, машинописные, типографские, подго­товленные на множительных аппаратах, электронные), графичес­кие и фото-, фоно-, аудио-, кинодокументы. Основным материаль­ным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются на докумен­ты, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривает­ся один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени ограничения доступа различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Докумен­ты с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служеб­ного пользования (ДСП) и конфиденциальные документы (в част­ности, содержащие коммерческую тайну).

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и не­действительные. Недействительным документ становится в резуль­тате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на сроч­ные и несрочные. Срочными являются документы со сроком ис­полнения, установленным законом и соответствующими правовы­ми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно». Сроки исполнения «несрочных» документов устанавли­вают руководителем организации.

Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспро­изведение подлинника. Отпуск — копия документа, остающаяся в делах предприятия; как правило, отпуск не заверяется подписью. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дуб­ликат — второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.

По степени полноты информации документы подразделяются на выписки из документа и полные варианты изложения текста.

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные об­ращения граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоян­ного и документы временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сро­ком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информацион­ные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

Анкета — способ представления унифицированной части тек­ста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица — форма подачи материала, когда постоянная инфор­мация размещается в заголовках граф и боковике (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк.