Створення зведених таблиць

Зведена таблиця відображує дані робочого листа з підсумками особливим образом. Вона дозволяє виводити інформацію з різнома­нітним ступенем деталізації, вибирати підсумкові функції.

Розглянемо створення зведених таблиць на прикладі.

Завдання. Побудувати зведену таблицю заробітків за січень.

Виділимо діапазон $A$3:$H$18 на Листі Січень, який містить дані, і викличемо з меню Данные пункт Сводная таблица.

В першому діалоговому вікні Майстра зведених таблиць від­значимо перемикачем, звідки беруться дані для зведеної таблиці, тоб­то виберемо варіант " в списке или базе данных Microsoft Excel".

На другому етапі в полі Диапазон автоматичнозапишеться адреса діапазону (див. рис. 5.1). Її можна підправити, якщо треба.

Рисунок 5.1 – Другий етап Майстра зведених таблиць

На третьому етапі Майстра зведених таблиць необхідно вказати перемикачем місце розташування результату (новий лист або вибрати зі списку один із існуючих) і визначити структуру зведеної таблиці, натиснувши кнопку Макет (див. рис. 5.2).

Рисунок 5.2 – Третє діалогове вікно Майстра зведених таблиць

У вікні Макет (див. рис. 5.3) поля бази даних, на основі яких будується зведена таблиця, зазначені у вигляді кнопок із назвами цих полів. Перетягнемо кнопки із назвами потрібних полів у відповідні області вікна так, щоб зведена таблиця набула потрібної структури.

Рисунок 5.3 – Макет зведеної таблиці

В цьому вікні є чотири області, які мають таке призначення:

¨ Строка – дані поля, розташованого в цій області, використо­вуються як заголовки рядків. Перетягнемо сюди поле П.І.Б.

¨С толбец – значення даних поля, розташованого в цій області, використовуються як заголовки стовпчиків. Перетягнемо сюди мишкою поле Розряд.

¨ Страница – для поля, розташованого в цій області, створюється поле зі списком, яке надає можливість виведення або всіх даних зведеної таблиці, або тільки тих, що відповідають одному вибра­ному значенню поля. Аналогічні списки для Строки і Столбца дозволяють вибрати або всі значення поля, або декілька з них. Перетягнемо сюди мишкою поле Бригада.

¨ Данные – для значень поля, розташованого в цій області, в клітинках зведеної таблиці обчислюється обрана підсумкова функція. Перетягнемо в область Данные поле Одержати і виберемо для нього підсумкову функцію Сумма.

Щоб вибрати потрібну підсумкову функцію, треба клікнути двічі на назві поля в області Данные. Відкриється вікно (див. рис. 5.4) зі списком існуючих функцій (Сумма, Количество, Среднее, Макси­мум, Минимум і т.д.).

Рисунок 5.4 – Вибір підсумкової функції

На рис. 5.5 зображена створена зведена таблиця. В клітинці B1 знаходиться список, що розкривається. Зараз в ньому вибрана бригада №2. Зверніть увагу на те, що підсумки знаходяться тільки для вибра­ної бригади! Якщо обрати в списку слово Все, то будуть виведені результати для всіх бригад.

Рисунок 5.5 – Зведена таблиця

У зведену таблицю можна вставляти поля, що обчислюються. При цьому основні дані на Листі не змінюються.

Створимо нове поле з назвою Премія. Вона становить 50 грн. і нараховується тим робітникам, які працювали 25 днів або більше.

Для цього на панелі інструментів Сводные таблицы виберемопункти Сводная таблица – Формула – Вычисляемое поле. З’явиться діалогове вікно Вставка вычисляемого поля (див. рис. 5.6).

Рисунок 5.6– Створення нового поля Премія

Введемо ім’я нового поля, формулу Excel та натиснемо кнопку Добавить. Поле добавиться в список полів та область Данные.

Побудова діаграм для зведених таблиць не вимагає ніяких зусиль. Достатньо натиснути кнопку Мастер диаграмм на панелі інструментів Сводные таблицы і на новому Листі буде розміщена гістограма для даних, відображених в зведеній таблиці.

5.2 Контрольні питання

1. Призначення зведеної таблиці.

2. Як працює Майстер зведених таблиць?

3. Поясніть призначення всіх областей вікна Макет Майстра зведених таблиць (Страница, Строка, Столбец, Данные).

4. Як коригувати зведену таблицю?

5. Як в зведеній таблиці створити нове поле, що обчислюється?