Вопрос 2 Формування та основні етапи еволюції поняття «документ»

Вопрос 1 Теоретичні засади наукової дисципліни «Документознавство».

Документознавство - це наука про документ і документно-комунікаційну діяльність. Об'єктом документознавства як науки є комплексне вивчення документа як системного об'єкта, спеціально створеного для збереження й поширення інформації в просторі й часі. Предметом документознавства є створення наукового знання про документ в єдності його інформаційної і матеріальної складових, про закономірності створення й функціонування документів у суспільстві.Документознавство вивчає документ як систему, його властивості, параметри, структуру, функції, методи й способи документування, класифікацію документів.Поняття «документ» є центральним, фундаментальним у документознавстві. Міжнародна організація зі стандартизації подає таке визначення (ІСО): - документ як записана інформація, що може бути використана як одиниця в документаційному процесі. Документознавство є науковою дисципліною, сформованою на базі архівознавства. Воно виникло як результат усвідомлення архівістами значення добре організованої документації для гарного архівного фонду й отримало самостійне значення. Ще у 1914 році археолог-архівіст Ф. А. Ниневе зазначав, що запропоноване проведення реформи діловодства були прийнято істориками добре тому, що вони «очікували для себе кращих часів – полегшення і прискорення в їх кропіткій та часто невдячній праці в архівах».

Вопрос 2 Формування та основні етапи еволюції поняття «документ»

В Украине официально приняты три значения документа, зафиксированные в ряде государственных стандартов (ДСТУ):

ДСТУ 2392-94. Документ І. Записанная информация, которая может рассматриваться как единица в ходе осуществления информационной деятельности.

ДСТУ 3017-95. Документ ІІ. Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

ДСТУ 2732-94. Документ ІІІ. Материальный объект, содержащий в закрепленном виде информацию, оформленный установленным порядком и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе.

Документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека. Наличие содержания – один из главных отличительных признаков документа. Бессмысленная информация быть не может.

Информация передается дискретно, т.е. в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное на каком-либо материальном носителе (папирусе, бумаге, пластмассе, фотопленке), становится документом. Для документа характерна завершенность сообщения. Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом. Исключение составляют незаконченные литературные произведения, эскизы наброски, черновики, характеризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученого, художника).

История возникновения и эволюция толкования термина «документ» изучена недостаточно. Среди специалистов, которые исследовали этот вопрос, следует назвать Х.Арнтца, Г.Г.Воробьева, М.А.Комарова, С.Г.Кулешова, Ю.Н.Столярова, А.Суски, Г.Н.Швецову-Водку и др.

Слово документ (лат. documentum – образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола «docere» - учить, обучать.Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо.

По другой версии слово «dek» происходит от числа «десять» и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев.. В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I, как заимствованное из немецкого и польского языков, - в значении письменного свидетельства. С начала ХХ в. в терминосистему вводится новое, более широкое понимание понятия «документ»: его ввел известный бельгийский ученый, основоположник документации – науки о совокупности документов и области практической деятельности – Поль Отле.

Всю совокупность документов ученый разделил на три основных класса: 1Документы библиографические; 2 Другие графические документы; 3 Документы-заменители книги.

В 1980-х – начале 1990-х годов используется и самое широкое толкование, согласно которому документом можно считать любой материальный объект, несущий информацию. Документалисты и информатики первыми отказались от самого широкого значения документа, ограничив его содержание обязательными атрибутивными элементами: наличие информации и материального носителя (Г.Г.Воробьев). В 1960-е годы А.И.Михайлов, А.И.Черный и Р.С. Гиляревский. Близкое к этому известному определению толкование документа содержится в ГОСТе 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», согласно которому документ – это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи во времени и пространстве.