2015-09-06
227
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2004 г. следует оформлять 05.06.2004.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2004 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2004.06.05.
Последний способ оформления дат находит широкое применение в больших архивах — даты на стеллажах, папках и в некоторых документах оформляются в «обратной» последовательности.
Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Для внутренних документов (приказов, распоряжений, протоколов и т. п.) регистрационный номер — это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер для писем дополняется индексом (условным обозначением) структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел.
Например, 1-26/90, где 1 — индекс структурного подразделения, 26 — номер Дела по номенклатуре дел, 90 — порядковый номер отправляемого документа. Это касается так называемого инициативного документа, т. е. случая, когда одна организация впервые обращается в другую, например, с письмом по интересующему ее вопросу. При отправке ответного письма необходимо указывать два регистрационных номера: организации — автора ответа и организации — автора запроса (см. оформление реквизита 13). Приведем пример документа с указанием обоих регистрационных номеров (выделены курсивом).
| Открытое акционерное общество Российская лесопромышленная компания «РОСЛЕСПРОМ» 101983, Москва, Архангельский пер., 1 Для телеграмм: Москва, 194, ОАО «Рослеспром» Факс: (095) 208-02-19, т. (096) 208-03-05 19.04.2004 г. № ВС-10-18 На № 09-5.7/101 от 25.03.2004 г. | Первому заместителю главы Председателю правительства Саратовской области г-ну П. И. Колчину |
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
