Отметка о заверении копии

Заверение копии документа производят в необходимых случаях для придания ей юридической силы.

При заверении соответствия копии подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Секретарь-референт Личная подпись М. В. Колосков

07.06.2004

Если копия документа выдается на руки или пересылается в другое учреждение, заверительную отметку удостоверяют печатью. Допускаетсязаверение копии документа печатью, определяемой по усмотрению организации (канцелярии, общего отдела и т. п.).

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа необходима для оперативной связи адресата с составителем документа, для выяснения возникших вопросов,.

Отметка исполнителя включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В. А. Петров
924 45 67

При отправке документов в другой город следует дополнять номер телефона междугородным кодом, например: (495) 924 45 67.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка проставляется на первом листе документа слева внизу, ниже отметки об исполнителе в специально выделенной зоне.

Варианты текста отметок: «Рассмотрено на заседании Совета»; «Ответ направлен факсом». Пример оформления: