Документы с повторяющейся информацией. Виды повторяемости. Понятие «поглощенный документ»

Возрастанию объема документной информации сопутствует ее повторяемость, в основе которой лежит информационная преемственность документов в управлении. Повторение документной информации – это ее вторичное воспроизведение или преобразование в результате аналитико-синтетической переработки, которая имеет место при преемственной связи документов в процессе реализации ими управленческих функций.

Повторяемость информации документов, образующихся в процессе управления, может быть подразделена на два основных вида:

1) формальный (воспроизведение документной информации);

2) аналитико-синтетический (преобразование документной информации).

В основе первого вида лежат более простые формы повторения, при которых информация первичного документа сохраняется во вторичном документе без каких-либо последующих изменений. Под первичным понимается документ, непосредственно содержащий сведения о результатах изучения предмета или явления. Вторичный документ получается в результате воспроизведения или преобразования информации первичного документа, который несет также оригинальную информацию, во вторичный.

В основе второго вида – более сложные формы повторения, приводящие в результате аналитико-синтетической переработки к преобразованию информации первичного документа во вторичном.

Классификация форм повторяемости документной информации:

1) формальный вид:

· дублетность – размноженные экземпляры одного и того же документа;

· цитирование – дословное повторение всего текста документа или его части в другом документе;

· суммирование – простое сложение однородных данных первичных документов во вторичном документе с сохранением информации первичных документов и с последующим подведением итогов;

2) аналитико-синтетический:

· обобщение – обработка данных первичных документов во вторичном документе путем их различной группировки, анализа и синтеза;

· реферирование – передача в сокращенном виде во вторичном документе содержания первичного документа путем его анализа и синтеза;

· изложение – передача (но не дословная) всего текста документа или его части в другом документе с возможными изменениями расположения сведений и стиля изложения (данная форма может быть отнесена и к первому виду – воспроизведению, если изложение информации – в форме, близкой к цитированию).

Относительно самостоятельной формой повторения является вариантность. Варианты документов сочетают различные формы повторения, поэтому вариантность может рассматриваться как особый вид повторяемости. Варианты – это разные тексты одного и того же документа, в которые внесены изменения, отражающие развитие содержащихся в них сведений или историю создания документа.

К наиболее распространенным формам повторяемости относят дублетность, изложение, цитирование, обобщение. Формы повторяемости могут проявляться в документах как самостоятельно, так и в различных сочетаниях. Последнее особенно характерно для ОРД (постановления, доклады, письма и т.д.). Это может быть цитирование и изложение в одном документе, обобщение и суммирование. Самый простой случай повторяемости – дублетность. Однако в зависимости от того, в какое учреждение, с какими целями, по каким каналам связи поступают дублетные документы, меняются их назначение и функции, по-разному происходит передача и переработка их информации, а значит, меняются и критерии оценки дублетов. Так, дублетный экземпляр годового отчета организации, направляющийся в другую организацию в виде приложения к докладной записке, несет уже не отчетную функцию, а информационную. Оценка его зависит от характера информации, изложенной в докладной записке, приложением к которой он является. Обычно дублетные документы являются первичными для подготовки на их основе вторичных документов. Например, информация годовых отчетов учреждений низового звена не только обобщается в сводном годовом отчете вышестоящего органа, но и используется для подготовки докладов, писем, докладных записок, направляемых в разные органы управления.

Цитирование и изложение часто встречаются в тех случаях, когда распорядительные документы вышестоящего отраслевого органа доводят до сведения учреждений системы содержание правительственного или программного отраслевого документа. Цитирование и изложение часто рассматриваются как разновидности такого вида повторяемости информации, как поглощенность. Поглощенный документ – это документ, содержание которого включено в соответствующий сводный документ.

Поглощенность ( это не форма повторяемости) – это повторение основного содержания документа в соответствующем сводном документе.

При суммировании происходит объединение однородных и сопоставимых сведений аналогичных показателей статистических отчетов учреждений низового звена в вышестоящем органе. Суммирование встречается чаще всего в планово-отчетной документации.

Обобщение связано с многоаспектной информацией. Оно наиболее характерно для ОРД и отчетной документации. В одних случаях информация первичных документов может быть в одинаковой степени обобщена, в других акцентируется внимание на сведениях не всех, а отдельных документов (например, при анализе деятельности группы учреждений с целью передачи опыта лучших из них). При обобщении часть информации первичных документов может утрачиваться.

Вариантность отражает этапность в создании документов. Она носит сравнительно локальный характер, ограничиваясь рамками, как правило, 2-3 документов (вариантов или проектов). Если варианты являются текстами одного и того же документа, содержащими изменения, развивающие поставленный вопрос, то проекты чаще всего представляют собой либо окончательную редакцию документа, либо фиксируют разные способы решения одного и того же вопроса. Чаще всего информация проекта целиком повторяется в утвержденном документе, в котором имеется также и новая информация.