Сложные комплексы документов. Понятия «документальный фонд», «архивный фонд», «архивный фонд личного происхождения», «объединенный архивный фонд», «архивная коллекция»

Сложные комплексы (документальный фонд) – совокупность документов, образованных в деятельности юридического или физического лица. Такое лицо называется фондообразователем. Признаками фондообразователя являются:

- его организационная (функциональная) обособленность, которая отражается в наличии правового акта о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности;

- наличие самостоятельного баланса (сметы);

- наличие расчетного счета в банке;

- наличие штатного расписания, печати, собственных бланков;

- для физического лица – наличие документов, создаваемых в процессе его жизни и деятельности.

Часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное или культурное значение и представляющая собой архивные документы, составляет архивный фонд.

Архивный фонд – это учетная классификационная единица НАФ Республики Беларусь, представляющая собой совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой, а также приравненные к нему совокупности архивных документов, оформленные или сложившиеся по определенным основаниям.

Согласно Закону «О НАФ» архивный фонд – это совокупность архивных документов, исторически и логически связанных между собой.

Разновидностью архивного фонда является архивный фонд организации, состоящий из архивных документов, образованных в деятельности одного юридического лица.

А рхивный фонд личного происхождения (иногда используется термин «личный фонд», «личный архив», что недопустимо), состоящий из документов, образованных в процессе жизнедеятельности лица, семьи, рода. Персональные собрания документов выдающихся деятелей литературы и искусства, в которые включены документы этих деятелей вне зависимости от того, к какому фонду они должны относиться по правилам фондирования, а также документы о данных лицах.

Объединенный архивный фонд – состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более фондообразователей, имевших между собой исторические и (или) логически обусловленные связи:

- однородность и преемственность деятельности;

- подчиненность;

- единство объекта и времени деятельности и др.;

- для физических лиц – родственные, профессиональные, творческие, деловые связи и отношения.

Например, объединенный архивный фонд первичных и комсомольских организаций.

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам: тематическому, номинальному (название вида документа), объектному, авторскому и другим. Архивные коллекции делятся на:

- поступившие в архив в уже сложившемся виде;

- образованные в самом архиве из отдельных документов.