Лекция 6. Краткий обзор законодательства по информации, делопроизводству и архивному делу

Деятельность по документационному обеспечению управления (ДОУ) на предприятиях регулируется нормативно-правовыми актами, которые различаются по юридической силе следующим образом:

· Конституция РФ, Федеральные конституционные законы (ФКЗ), международные договоры, конвенции;

· федеральные законы РФ (кодексы и отдельные законы), законы субъектов РФ;

· подзаконные нормативно-правовые акты органов исполнительной власти РФ и субъектов РФ (указы Президента РФ; постановления, распоряжения, поручения Правительства РФ; приказы, инструкции, указания министерств, ведомств);

· локальные нормативно-правовые акты организаций (уставы, положения о структурных подразделениях, инструкции).

Высшую юридическую силу имеет Конституция РФ. Правовая система РФ построена с учетом международных норм. В случае противоречия международных договоров законодательству РФ применяются нормы международных договоров (ст. 15 Конституции РФ). Международные договоры. и конвенции, подписанные и ратифицированные РФ (СССР) публикуются в официальном издании «Бюллетень международных договоров».

Конституция РФ закладывает основы и общие принципы работы с информацией, документацией. Гарантируется свобода слова, печати, отсутствие цензуры, доступ человека к информации, содержащей сведения о нем. В статье 23 гарантируется неприкосновенность частной жизни, личной тайны, право на защиту чести и достоинства. Материальные носители информации имеют статус вещи, имущества. Статья 35 устанавливает, что «никто не может быть лишен имущества, иначе, как по решению суда». Данная статья очень важна при защите права собственности на ценную историческую и научную документацию. Положения Конституции развиты в законах и подзаконных актах.

Гражданский кодекс (ГК) устанавливает виды и формы документов, создаваемых в целях фиксации гражданских правоотношений, регистрации фактов их возникновения, прекращения или изменения. В ст. 1 ГК «Основные начала гражданского законодательства» перечислены основные принципы, по которым строится вся система гражданского законодательства: юридическое равенство участников гражданских отношений, неприкосновенность собственности, свобода договора, недопустимость вмешательства в частные дела, необходимость беспрепятственного осуществления гражданских прав, обеспечение восстановления нарушенных прав, их судебная защита. Статья 51 и последующие определяет документы, необходимые при регистрации, реорганизации, ликвидации юридического лица. Статья 160 устанавливает письменную форму сделки и основные требования к ней; статья 307 определяет виды договоров, фиксирующих обязательства одной стороны в пользу другой; статьи 420-453 содержат общие положения о договоре, включая положения о форме, особенностях заключения, изменения и расторжения договора. В ст. 128 ГК информация перечислена как один из объектов гражданских прав. Из этой статьи следует, что информация, содержащаяся в документах, а также сами документы и связанные с ними работы и услуги, в том числе и интеллектуальная собственность, находятся под защитой ГК. К этим объектам могут быть применены способы защиты гражданских прав, указанные в ст. 12 ГК и в главе о собственности.

При документировании трудовых отношений основным источником является «Трудовой кодекс» и «Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях». При заключении трудовых договоров, оформлении приказов и заполнении трудовых книжек все формулировки должны в точности соответствовать этим документам.

Новый Уголовный кодекс РФ, введенный в действие с 01.01.1997 предусматривает уголовную ответственность за неправомерные действия с документацией и информацией:

ст. 138 – Нарушение тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых и иных сообщений;

ст. 140 – Отказ в предоставлении гражданину информации;

ст. 180 – Незаконное использование товарного знака;

ст. 183 – Незаконное получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую или банковскую тайну.

ст. 243 – Уничтожение или повреждение памятников истории и культуры;

ст. 272 – Неправомерный доступ к компьютерной информации;

ст. 284 – Утрата документов, содержащих государственную тайну;

ст. 292 – Служебный подлог;

ст. 324 – Приобретение или сбыт официальных документов и государственных наград;

ст. 325 – Похищение или повреждение документов, штампов, печатей;

ст. 327 – Подделка, изготовление или сбыт поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков.

Специальное законодательство, регламентирующие работу с информацией

1. Федеральный закон «Об информации, информатизации, и защите информации», вступивший в силу 20.02.95.

В статье 2 закона даны основные понятия.

Информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях, процессах независимо от формы их представления.

Документированная информация (документ) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Указанный закон конкретизирует ст. 23 Конституции РФ, предусматривающую неприкосновенность частой жизни, личной, семейной тайны, защиту чести. В соответствии со ст. 21 закона защите подлежит любая документированная информация, неправомерное обращение с которой может нанести ущерб ее собственнику, владельцу, пользователю и иному лицу. В законе содержится норма о том, что не допускается сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни, о тайне переписки, телефонных переговоров и иных сообщений физического лица без его согласия, кроме как на основании судебного решения. Юридические и физические лица, владеющие информацией о гражданах в силу своего служебного положения, несут ответственность за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.

2. Федеральный закон «Закон о связи» // Собрание законодательства РФ, 1995 № 8 ст. 600.

В законе указано, что прослушивание, ознакомление, осмотр и выемка почтовых отправлений и документов, получение сведений о них разрешается только на основании судебного решения. Информация должна выдаваться только отправителям и адресатам или их законным представителям.

3. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. – М.: Государственная архивная служба России, 1993.

4. Положение об Архивном фонде Российской Федерации. Утверждено Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552. – М.: Государственная архивная служба России, 1994.

В этих двух последних источниках указано, что установленные государством правила ведения делопроизводства являются обязательными для всех предприятий, независимо от формы собственности. Персональную ответственность за организацию делопроизводства и сохранность документов несут руководители предприятий. В составе Архивного фонда РФ выделяются две части: государственная и негосударственная. Отнесение документов к составу Архивного государственного фонда РФ осуществляется Государственной архивной службой РФ совместно с собственниками этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы их ценности. При этом следует руководствоваться методическими рекомендациями:

Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования государственных архивов: Методические рекомендации. - М.: ВНИИДАД,1993.

Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ должны представлять сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Государственной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов (Положение об Архивном фонде, с. 10)

Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ обязаны обеспечивать постоянное хранение документов в создаваемых для этих целях архивах или структурных подразделениях. Эти документы не могут быть уничтожены без согласования с органами архивной службы, а при смене собственника или места хранения необходимо информировать архивную службу о новом месте хранения или о новом владельце. В случае ликвидации негосударственной структуры документы поступают в собственность государства и передаются на государственное хранение в учреждения архивной службы.

В соответствии с «Основами законодательства об Архивном фонде РФ и архивах» органы государственного управления на местах имеют право принимать меры по улучшению работы с документацией в организациях и устанавливать штрафные санкции.

5. Законы «О стандартизации», «О техническом регулировании».

Устанавливают основные положения, принципы, понятия, порядок организации работ в области стандартизации. В соответствии с законом деятельность по стандартизации заключается в установлении норм, правил и характеристик в целях обеспечения безопасности продукции (работ, услуг) технической и информационной совместимости, взаимозаменяемости продукции, в целях обеспечения единства измерений качества продукции (работ, услуг) и экономии всех видов ресурсов, включая обеспечение обороноспособности страны. Государственное управления работами по стандартизации осуществляет ГОССТАНДАРТ РФ. Установлены следующие функции и права Госстандарта установление правил и порядка работ по стандартизации, методическое руководство, координация деятельности технических комиссий, научно-технических управлений по стандартизации, утверждение ГОСТов, государственная регистрация нормативных документов, государственный контроль и надзор за соблюдением обязательных требований ГОСТов во всех областях, где применяются установленные стандарты. государственный контроль и надзор осуществляется ГОССТАНДАРТОМ через его территориальные (региональные) органы, центры стандартизации, метрологии и сертификации. В Москве таким органом является «РОСТЕСТ», в Санкт-Петербурге – «ТЕСТ – Санкт-Петербург». Главным должностным лицом является Главный государственный инспектор по надзору за ГОСТ, ему подчиняются главные государственные инспекторы республик, краев, областей, городов, которым в свою очередь подчиняются государственные инспекторы по надзору за ГОСТ.

Основная нормативно – методическая документация

На каждом предприятии при организации службы ДОУ желательно иметь основную нормативно – методическую документацию, к которой относятся:

1. Государственная система документационного обеспечения управления: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: Главархив СССР, 1991.

2. Государственная система документационного обеспечения управления: Сборник плакатов и учебные формы основных организационно- распорядительных документов. – М.: ВНИИДАД,1991.

Эти два источника (коротко их называют ЕГС ДОУ) являются основными нормативными документами (одними из первых) в этой системе, они издавались дважды: в 1973 и 1991 гг. ЕГС ДОУ закрепляет единые требования к документированию управленческой деятельности и организации службы ДОУ и содержит учебные формы основных ОРД и описание документооборота на предприятии. Основные положения этого документа были развиты в последующих многочисленных инструкциях по делопроизводству, в постановлениях Совета Министров, в распоряжениях Правительства, Госналогслужбы, Росархива и др.

3. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденная Комитетом по делам архивов при Правительстве РФ 06.07.92 в соответствии с распоряжением Правительства РФ от 24 июня 1992 года № 1118 – р. (более новая версия инструкции содержится в справочно-консультационных базах данных «Кодекс», «Консультант +», «Гарант»)

В этой инструкции устанавливается порядок приема, учета подготовки, оформления, размножения, контроля исполнения, хранения и использования документов.

4. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 2003. Содержит требования к оформлению документов, описание 30 реквизитов и их расположения на документе.

5. Основные правила работы ведомственных архивов. – М.: Главархив СССР,1987.

6. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. Главное архивное управление при Совете Министров, ВНИИДАД. – М., 1989. (более новая версия перечня содержится в справочно-консультационных базах данных «Кодекс», «Консультант +», «Гарант»).

Этот перечень необходим для составления номенклатуры дел, для установления сроков хранения документов. Это издание является единственным, где определены сроки хранения документов. В перечень отдельными законами вносятся изменения, которые следует учитывать. Например, увеличились сроки хранения бухгалтерской документации и документации, образующейся в деятельности Сбербанка РФ и Центрального банка РФ, появился новый перечень для управленческой документации. Поэтому кроме вышеуказанного перечня необходимо смотреть следующие источники:

7. Перечень документов, образующихся в деятельности ЦБ РФ с указанием сроков хранения,1994.

8. Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сберегательного банка РФ и учреждений его систем,1995.

9. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях // Бюллетень Госкомтруда СССР, 1986. – № 1.

Эта инструкция применяется в части, не противоречащей новому законодательству. Содержит правила документирования трудовых правоотношений (прием, увольнение, распределение, перемещение, учет кадров, переподготовку и повышение квалификации). С появлением нового законодательства значительно устарела, но более новых официальных документов по данному вопросу не издавалось.